Checklist pour organiser un concours hippique

Un concours hippique se prépare par étapes, et les oublis concernent souvent les détails qui bloquent la journée : données du cheval, chronométrage, sol, dossiers et listes de départ. Commencez par fixer la date et le terrain, puis avancez vers le règlement, les épreuves et les inscriptions. À l’approche de l’événement, concentrez-vous sur le matériel, les bénévoles et les documents imprimés. Cette checklist rassemble 66 tâches et 64 équipements à vérifier dans l’ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le terrain
2 personnes
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Constituer le jury officiel
2 personnes
Définir le concepteur du parcours
Prévoir des chronométreurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier les informations des participants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données du cheval et du cavalier
2 personnes
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les prix et les rubans
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Publier les listes de départ
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Récupérer les prix et les rubans
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Composer les dossiers de concours
2 personnes
Inspecter le terrain et le sol
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire et de parking
3 personnes
Installer le parcours de saut
4 personnes
Délimiter le manège
3 personnes
Monter les tentes et les tables
5 personnes
Délimiter les zones du public
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Installer l’abreuvoir pour chevaux
3 personnes
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir les chevaux et les remorques
4 personnes
Donner le briefing du parcours
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Annoncer l’ordre de départ
Enregistrer le temps et les points de pénalité
2 personnes
Traiter les formulaires du jury
2 personnes
Surveiller le parcours
2 personnes
Vérifier les paddocks des chevaux
2 personnes
Servir les boissons et le café
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les déchets et les toilettes
2 personnes
Saisir les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Remettre les prix et les rubans
4 personnes
Accompagner les trailers au départ
3 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tentes et les barrières
5 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Archiver les résultats et les formulaires
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre le site
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Table du jury
Comptoir d’inscription
Panneaux de paddockqté 30
Barrières de fouleqté 40
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Supports de sautqté 16
Poutres d'équilibreqté 24
Fournitures de printempsqté 10
Barrières de dressageqté 24
Lettres de dressageqté 8
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 3
Brossesqté 6
Brouettesqté 4
Fourches à foinqté 4
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Tuyaux à boissonqté 3
Râteliers à foinqté 6

Équipement

Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Chronomètresqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Décoration

Porte-dossardsqté 60
Drapeaux de matchqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de stationnementqté 8
Panneaux d’informationqté 6
Nappesqté 10
Coupes de prixqté 12
Rosettesqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Tapis antidérapantsqté 8

Papeterie

Listes de départqté 100
Fiches de juryqté 150
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Braceletsqté 300

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et inspectez le terrain plusieurs semaines avant les inscriptions : vérifiez le sol, les accès, le paddock et l’emplacement des tentes, barrières et zones d’accueil.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite précise. Prévoyez ensuite un contrôle séparé des données du cheval et du cavalier, car une erreur dans une liste de départ se corrige difficilement le jour même.
Constituez le jury, désignez le concepteur du parcours et prévoyez les chronométreurs avant de publier les épreuves. Pour chaque poste clé, attribuez aussi un remplaçant identifié.
Préparez les dossiers de concours, les dossards et les listes de départ au moins 24 heures avant l’ouverture. Imprimez une version de secours : l’ordinateur ou l’imprimante peut tomber en panne sur place.
Faites une vérification physique du matériel la veille : supports et éléments de parcours, barrières, cônes, chronomètres, talkies-walkies, rallonges et multiprises. Les câbles et l’alimentation sont souvent oubliés alors qu’ils conditionnent l’inscription et les résultats.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours hippique ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour fixer le terrain, définir les épreuves, constituer le jury, ouvrir les inscriptions et commander les prix. Gardez les 7 derniers jours pour les listes de départ, le matériel, les dossiers et l’inspection finale.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours hippique ?: Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant la compétition et fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant. Ce délai laisse le temps de vérifier les données du cheval et du cavalier, d’enregistrer les droits et d’établir les listes de départ.
Quand publier les listes de départ ?: Publiez-les idéalement 3 à 5 jours avant le concours, après vérification de la liste des courses. Prévoyez une dernière version imprimée le matin même pour gérer les changements de dernière minute.
Quel matériel vérifier avant un concours hippique ?: Faites le contrôle complet la veille : matériel de parcours, barrières de dressage, lettres, cônes, mètres rubans, chronomètres, mégaphones, talkies-walkies et alimentation électrique. Vérifiez aussi les bacs à eau, râteliers à foin, brouettes et fourches à foin pour les chevaux et l’entretien du terrain.

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