Zo organiseer je een concertzaal open dag

Een concertzaal open dag vraagt om meer dan optredens en rondleidingen plannen. Bezoekers moeten eenvoudig kunnen aanmelden, hun route begrijpen en op tijd weten waar ze moeten zijn. Begin met datum en programma, werk daarna de publieksstroom, techniek en bezetting uit. Plan in de laatste week ruimte voor aanmeldingen, dieetwensen, weersverwachting en een technische controle. Met dit plan houd je de voorbereiding overzichtelijk, ook als er meerdere rondleidingen en optredens op één dag plaatsvinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Rondleidingen samenstellen
2 personen
3
Optredens bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Rondleidingen online publiceren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Leveranciers bevestigen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Programma online bijwerken
14
Plattegrond bezoekersroute maken
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Rondleiders instrueren
2 personen
17
Optredens technisch afstemmen
3 personen
18
Cateringbestelling plaatsen
19
Drankvoorraad controleren
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Programma's afdrukken
2 personen
22
bewegwijzering afdrukken
23
Bezoekerslijsten afdrukken
24
Weersverwachting controleren
25
Laatste aanmeldingen verwerken
2 personen
26
Dieetoverzicht delen
27
Catering en boodschappen ophalen
2 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Ontvangstruimte vrijmaken
3 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Informatiebalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffiepunt installeren
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
38
Programma's klaarleggen
2 personen
39
Naambadges klaarleggen
2 personen
40
Presentatieruimtes controleren
3 personen
41
Geluidsapparatuur testen
3 personen
42
Lichtstanden testen
2 personen
43
Podium en backstage controleren
2 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
Veiligheidsuitgangen vrijmaken
2 personen
46
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen
48
Artiesten ontvangen
2 personen

Event

49
Deuren openen
4 personen
50
Bezoekers registreren
4 personen
51
Programma's uitdelen
2 personen
52
Bezoekers naar activiteiten verwijzen
3 personen
53
Rondleidingen begeleiden
4 personen
54
Instrumentenpresentaties begeleiden
3 personen
55
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
56
Optredens aankondigen
57
Artiesten begeleiden
2 personen
58
Catering serveren
4 personen
59
Koffie en thee serveren
2 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Buffet netjes houden
2 personen
62
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
63
Afvalbakken legen
2 personen
64
Toiletten tussentijds controleren
65
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
66
Fotomomenten begeleiden
67
Laatste optreden begeleiden
3 personen
68
Bezoekers naar uitgang verwijzen
3 personen
69
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

70
Catering afbouwen
3 personen
71
Apparatuur uitschakelen
3 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Afval verzamelen
3 personen
76
Zalen schoonmaken
4 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Overgebleven catering opslaan
2 personen
81
Gevonden voorwerpen verzamelen
82
Bezoekersberichten beantwoorden
83
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12

Servies

Herbruikbare glazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 10

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Muziekstandaardsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Presentatiescherm
Kabelbindersaantal 50
Gaffer tapeaantal 4
Koelboxenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Decoratieve standaardsaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Catering

Koffiemachinesaantal 2
Waterdispensersaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Communicatie

Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Programmafoldersaantal 500
Bewegwijzeringsbordenaantal 20
Pijlenstickersaantal 50
Informatiefoldersaantal 300
Registratielijstenaantal 10
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Vloermarkeringaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksdoekenaantal 12
Keukenmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 20
Koelmattenaantal 12

Tips

Leg eerst het programma, de rondleidingen en de maximale groepsgrootte vast. Publiceer daarna pas de rondleidingen en het aanmeldformulier, zodat je geen reserveringen hoeft terug te draaien.
Maak uiterlijk een week vooraf een plattegrond met ingang, informatiebalie, garderobe, zaal, kleedkamers en uitgang. Bezoekers zien dan direct waar ze naartoe moeten en vrijwilligers kunnen dezelfde route uitleggen.
Plan voor ieder optreden een technische afstemming en test microfoons, statieven, speakers, laptop en presentatiescherm op locatie. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelbinders en gaffer tape; juist kleine aansluitproblemen veroorzaken vaak vertraging.
Deel vrijwilligers per taak en tijdsblok in: ontvangst, informatiebalie, rondleidingen, zaalbegeleiding en catering. Instrueer rondleiders vóór de open dag over de route, groepsgrootte en wat zij doen bij een vertraagd optreden.
Verwerk dieetwensen en laatste aanmeldingen niet pas tijdens de opbouw. Geef de cateraar een definitieve telling zodra het aanmeldformulier sluit en controleer daarna drank, servies, programmabladen, naambadges en bewegwijzering op aantallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concertzaal open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met datum, programma, optredens en rondleidingen. Open het aanmeldformulier zodra de tijdvakken en maximale groepsgrootte vaststaan; plan de laatste controle in de week voor het evenement.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een concertzaal open dag?: Reken minimaal één vrijwilliger per publieksfunctie en één rondleider per rondleidinggroep. Voor een programma met meerdere tijdvakken plan je daarnaast minstens twee reservevrijwilligers voor pauzes, uitval en pieken bij de informatiebalie.
Wanneer moet je de techniek van een open dag testen?: Stem de techniek uiterlijk 7 dagen vooraf met de optredens af en doe op de dag zelf een volledige test vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Controleer per optreden microfoons, speakers, laptop, presentatiescherm en kabels.
Hoeveel drank en catering moet je bestellen voor een open dag?: Bestel op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en tel dieetwensen afzonderlijk mee. Controleer de drankvoorraad en het servies uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat je nog kunt bijbestellen zonder de opbouw te verstoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.