Tag der offenen Tür in der Konzerthalle planen

Bei einem Tag der offenen Tür in der Konzerthalle müssen Führungen, Auftritte und Besucherströme gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum und Programm, lege danach die Anmeldungen und die Besucherroute fest. Technik, Catering und Helfereinteilung folgen auf Grundlage der erwarteten Besucherzahl. Viele organisatorische Probleme entstehen, weil letzte Anmeldungen, Ernährungswünsche oder technische Abläufe erst am Veranstaltungstag auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Führungen zusammenstellen
2 Personen
3
Auftritte bestätigen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Führungen online veröffentlichen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Reservierungen vornehmen
10
Lieferanten bestätigen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Programm online aktualisieren
14
Plan der Besucherroute erstellen
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Führer anweisen
2 Personen
17
Auftritte technisch abstimmen
3 Personen
18
Cateringbestellung aufgeben
19
Getränkevorrat prüfen
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Programme ausdrucken
2 Personen
22
Beschilderung drucken
23
Besucherlisten drucken
24
Wettervorhersage prüfen
25
Letzte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
26
Diätübersicht teilen
27
Catering und Einkäufe abholen
2 Personen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Empfangsraum freiräumen
3 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Informationsstand einrichten
2 Personen
33
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Kaffeestation einrichten
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Beschilderung anbringen
3 Personen
38
Programme bereitlegen
2 Personen
39
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
40
Präsentationsräume prüfen
3 Personen
41
Tonanlage testen
3 Personen
42
Lichtmodi testen
2 Personen
43
Bühne und Backstage kontrollieren
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
45
Sicherheitsausgänge freihalten
2 Personen
46
Freiwillige empfangen
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
2 Personen
48
Künstler empfangen
2 Personen

Event

49
Türen öffnen
4 Personen
50
Besucher registrieren
4 Personen
51
Programme ausgeben
2 Personen
52
Besucher zu Aktivitäten lotsen
3 Personen
53
Führungen begleiten
4 Personen
54
Instrumentenvorstellungen begleiten
3 Personen
55
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
56
Auftritte ankündigen
57
Künstler betreuen
2 Personen
58
Catering ausgeben
4 Personen
59
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Buffet ordentlich halten
2 Personen
62
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
63
Mülleimer leeren
2 Personen
64
Toiletten zwischendurch kontrollieren
65
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
66
Fotomomente begleiten
67
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
68
Besucher zum Ausgang weisen
3 Personen
69
Türen schließen
2 Personen

Nachbereitung

70
Catering abbauen
3 Personen
71
Geräte ausschalten
3 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Abfall sammeln
3 Personen
76
Räume reinigen
4 Personen
77
Toiletten reinigen
2 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
81
Fundsachen sammeln
82
Besucheranfragen beantworten
83
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
Informationsstand
KleiderständerAnz. 2
UmkleidetischeAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 10

Ausstattung

MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
NotenständerAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
Präsentationsbildschirm
KabelbinderAnz. 50
Gaffer TapeAnz. 4
KühlboxenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Fotowand
Dekorative StänderAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 4

Catering

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserspenderAnz. 2
GetränkespenderAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
Einkäufe

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
WäschekörbeAnz. 4

Kommunikation

NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
ProgrammhefteAnz. 500
WegweiserAnz. 20
PfeilaufkleberAnz. 50
InformationsbroschürenAnz. 300
AnmeldelistenAnz. 10
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
BodenmarkierungAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 12
KüchenmesserAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KühlmattenAnz. 12

Tipps

Lege das Programm zuerst minutengenau an: Plane für jede Führung eine feste Dauer, Übergangszeiten und einen Puffer von mindestens 10 Minuten zwischen zwei Gruppen ein.
Veröffentliche Führungen und Anmeldeformular frühzeitig. Schließe die reguläre Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit Besucherlisten, Namensschilder und Cateringmengen noch angepasst werden können.
Erstelle die Besucherroute vor der Helfereinteilung. Markiere Eingang, Informationsstand, Garderobe, Führungsbeginn, Auftrittsbereich und Ausgang; so erkennst du Engstellen, bevor die Beschilderung gedruckt wird.
Stimme Auftritte nicht nur künstlerisch, sondern technisch ab. Kläre pro Programmpunkt Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Notenständer, Laptop und Präsentationsbildschirm und führe mindestens einen vollständigen Techniktest durch.
Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Getränkevorrat und letzte Anmeldungen. Ergänze danach Besucherlisten, Sitz- und Stehbereiche sowie die Bestellung für Catering und Getränke, statt alles nach einer allgemeinen Schätzung vorzubereiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in einer Konzerthalle planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Führungen und Auftritten. Spätestens 3 bis 5 Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Online-Anmeldung und Lieferanten feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Information, Einlass, Garderobe, Führungen, Technik und Catering. Bei mehreren parallelen Führungen sollte zusätzlich je Besuchergruppe mindestens eine Ansprechperson eingeplant werden.
Wann soll die Anmeldung für Führungen geschlossen werden?: Schließe die reguläre Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Bearbeite Nachmeldungen bis zum Vortag nur, wenn Besucherlisten, Namensschilder und Verpflegung noch angepasst werden können.
Was muss man bei Auftritten in einer Konzerthalle technisch vorbereiten?: Plane mindestens einen Technikcheck am Vortag und einen kurzen Funktionstest vor Einlass ein. Prüfe Mikrofone, Ständer, Lautsprecher, Strom- und Verlängerungskabel, Laptop, Präsentationsbildschirm und die benötigten Notenständer.

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