Organiser une journée portes ouvertes dans une salle de concert

Commencez par fixer une date et un programme qui laissent assez de temps pour les visites guidées et les spectacles. Les inscriptions, le parcours des visiteurs et la répartition des bénévoles doivent être prêts avant de communiquer largement. Prévoyez aussi la circulation dans les espaces, l’accueil, les vestiaires et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer les fournisseurs, tester la technique et imprimer les documents nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Composer les visites guidées
2 personnes
3
Confirmer les prestations
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Publier les visites guidées en ligne
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Confirmer les fournisseurs
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Mettre à jour le programme en ligne
14
Créer le plan du parcours des visiteurs
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Briefer les guides
2 personnes
17
Coordonner techniquement les spectacles
3 personnes
18
Passer la commande traiteur
19
Vérifier le stock de boissons
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les programmes
2 personnes
22
Imprimer la signalisation
23
Imprimer les listes de visiteurs
24
Vérifier les prévisions météo
25
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
26
Partager le plan alimentaire
27
Aller chercher la restauration et les courses
2 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Libérer l’espace d’accueil
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le comptoir d'information
2 personnes
33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Installer le point café
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer la signalisation
3 personnes
38
Préparer les programmes
2 personnes
39
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
40
Vérifier les salles de présentation
3 personnes
41
Tester le matériel sonore
3 personnes
42
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
43
Vérifier la scène et les coulisses
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Dégager les issues de secours
2 personnes
46
Accueillir les bénévoles
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
2 personnes
48
Accueillir les artistes
2 personnes

Événement

49
Ouvrir les portes
4 personnes
50
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
51
Distribuer les programmes
2 personnes
52
Orienter les visiteurs vers les activités
3 personnes
53
Accompagner les visites guidées
4 personnes
54
Encadrer les présentations d’instruments
3 personnes
55
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
56
Annoncer les spectacles
57
Accompagner les artistes
2 personnes
58
Servir le service traiteur
4 personnes
59
Servir le café et le thé
2 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
63
Vider les poubelles
2 personnes
64
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
65
Répondre aux questions du public
2 personnes
66
Encadrer les séances photo
67
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
68
Orienter les visiteurs vers la sortie
3 personnes
69
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

70
Démonter le catering
3 personnes
71
Éteindre l’équipement
3 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Rassembler les déchets
3 personnes
76
Nettoyer les salles
4 personnes
77
Nettoyer les toilettes
2 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Rendre les articles empruntés
2 personnes
80
Stocker la restauration restante
2 personnes
81
Rassembler les objets trouvés
82
Répondre aux messages des visiteurs
83
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 2
Tables de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 10

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Enceintes portablesqté 2
Pieds de microqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Écran de présentation
Serre-câblesqté 50
Ruban gafferqté 4
Glacièresqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Supports décoratifsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Catering

Machines à caféqté 2
Distributeurs d'eauqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Paniers à lingeqté 4

Communication

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Brochures du programmeqté 500
Panneaux de signalisationqté 20
Autocollants flèchesqté 50
Brochures d’informationqté 300
Listes d'inscriptionqté 10
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Marquage au solqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Torchons de cuisineqté 12
Couteaux de cuisineqté 6
Bacs de rangementqté 20
Tapis rafraîchissantsqté 12

Conseils

Bloquez le programme au moins 6 semaines avant l’ouverture des portes. Réservez des créneaux distincts pour les visites guidées et indiquez leur durée dans le formulaire d’inscription.
Définissez un parcours unique avec un point de départ, une sortie et un sens de circulation. Faites-le tester par une personne qui ne connaît pas la salle afin de repérer les croisements et les zones mal signalées.
Briefiez les guides et les bénévoles 3 à 5 jours avant l’événement. Donnez à chacun un rôle précis : accueil, contrôle des inscriptions, vestiaire, visite, spectacle ou orientation.
Terminez les vérifications techniques au plus tard la veille. Testez les microphones, enceintes, rallonges, multiprises et câbles, puis fixez les câbles avec du ruban gaffer pour éviter les chutes.
Arrêtez les quantités du traiteur et des boissons après le dernier point sur les inscriptions. Prévoyez les badges, programmes, listes de visiteurs et panneaux imprimés au moins 24 heures avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et confirmer les prestations sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour les visites guidées ?: Ouvrez le formulaire 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que les horaires des visites sont définitifs. Traitez les demandes chaque semaine et gardez une liste d’attente pour les créneaux complets.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour les inscriptions et un guide par groupe en circulation. Ajoutez une personne référente pour la technique et prévoyez 1 à 2 remplaçants pour couvrir les pauses et les absences.
Quand préparer les documents et la signalisation ?: Imprimez les listes de visiteurs, badges, programmes et panneaux la veille ou au plus tard 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez les horaires après la dernière mise à jour en ligne afin d’éviter des informations contradictoires.

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