Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una sala de conciertos

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando separas el recorrido del visitante, las actuaciones y la atención práctica. Empieza fijando la fecha y el programa; después prepara las visitas guiadas, confirma a los artistas y abre las inscripciones. En la última semana tendrás que cerrar proveedores, asignar voluntarios y coordinar la parte técnica. El día anterior, revisa señalización, acreditaciones, listas de visitantes, bebidas y el pronóstico del tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Preparar las visitas guiadas
2 personas
3
Confirmar las actuaciones
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Publicar recorridos en línea
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Hacer reservas
10
Confirmar proveedores
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Actualizar el programa en línea
14
Hacer el mapa de la ruta de visitantes
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Instruir a los guías
2 personas
17
Coordinar técnicamente las actuaciones
3 personas
18
Realizar el pedido de catering
19
Comprobar el stock de bebidas
2 personas
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Imprimir programas
2 personas
22
imprimir señalización
23
Imprimir listas de visitantes
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Procesar las últimas inscripciones
2 personas
26
Compartir el resumen de dietas
27
Recoger el catering y las compras
2 personas
28
Llevar materiales al lugar
3 personas
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Despejar la zona de recepción
3 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar el mostrador de información
2 personas
33
Montar el bufé de catering
3 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Instalar el punto de café
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Colocar la señalización
3 personas
38
Preparar los programas
2 personas
39
Colocar las acreditaciones
2 personas
40
Comprobar las salas de presentación
3 personas
41
Probar el equipo de sonido
3 personas
42
Probar los modos de iluminación
2 personas
43
Comprobar el escenario y el backstage
2 personas
44
Comprobar los baños
2 personas
45
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
46
Recibir a los voluntarios
2 personas
47
Instruir a los voluntarios
2 personas
48
Recibir a los artistas
2 personas

Evento

49
Abrir las puertas
4 personas
50
Registrar a los visitantes
4 personas
51
Repartir programas
2 personas
52
Dirigir a los visitantes a las actividades
3 personas
53
Guiar visitas
4 personas
54
Guiar las presentaciones de instrumentos
3 personas
55
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
56
Anunciar las actuaciones
57
Acompañar a los artistas
2 personas
58
Servir el catering
4 personas
59
Servir café y té
2 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Mantener el buffet ordenado
2 personas
62
Recoger la vajilla usada
2 personas
63
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
64
Comprobar los baños periódicamente
65
Responder preguntas del público
2 personas
66
Coordinar los momentos fotográficos
67
Coordinar la última actuación
3 personas
68
Indicar a los visitantes la salida
3 personas
69
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

70
Desmontar el catering
3 personas
71
Apagar el equipo
3 personas
72
Retirar la decoración
3 personas
73
Recoger mesas y sillas
4 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Recoger la basura
3 personas
76
Limpiar las salas
4 personas
77
Limpiar los baños
2 personas
78
Inventariar materiales
2 personas
79
Devolver los objetos prestados
2 personas
80
Guardar la catering sobrante
2 personas
81
Recoger objetos perdidos
82
Responder a los mensajes de los visitantes
83
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Punto de información
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 10

Equipo

Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Atrilescant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Portátil
Pantalla de presentación
Bridascant. 50
Cinta gaffercant. 4
Neveras portátilescant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Soportes decorativoscant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Dispensadores de aguacant. 2
Dispensadores de bebidascant. 4
Termoscant. 6
Compras

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Cestos para la ropacant. 4

Comunicación

Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Folletos del programacant. 500
Carteles de señalizacióncant. 20
Pegatinas de flechascant. 50
Folletos informativoscant. 300
Listas de registrocant. 10
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6

Seguridad

Linternascant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Marcaje de suelocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Paños de cocinacant. 12
Cuchillos de cocinacant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12

Consejos

Define el programa antes de publicar las invitaciones: reserva franjas concretas para las visitas guiadas y deja tiempo entre recorridos para evitar que los grupos se mezclen.
Abre el formulario de inscripción con antelación y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Procesa las últimas inscripciones antes de imprimir las listas de visitantes y preparar las acreditaciones.
Dibuja un mapa sencillo de la ruta, desde el punto de información hasta la salida. Así puedes colocar señalización, percheros, vestuario y voluntarios en los puntos donde suelen formarse esperas.
Asigna a cada voluntario una función y un horario, y reúne a los guías para una instrucción breve antes de abrir. Deben conocer la ruta, el programa y qué hacer si un grupo llega tarde o se llena una sala.
Haz una prueba técnica completa de las actuaciones, incluidos micrófonos, soportes, altavoces, cables y regletas. Comprueba también el catering, las jarras de agua, el café y el stock de bebidas antes de que lleguen los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar el programa, confirmar las actuaciones, preparar las visitas y reclutar voluntarios. Deja la última semana para proveedores, inscripciones finales, materiales impresos y pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones?: Abre el formulario cuando el programa y los horarios de visita estén definidos, idealmente 4 semanas antes. Cierra o procesa las últimas inscripciones entre 2 y 3 días antes, para poder preparar listas y acreditaciones.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para las visitas guiadas?: Calcula al menos 1 guía por grupo y añade 1 persona en el punto de información por cada turno. Si hay varias rutas o actuaciones simultáneas, asigna además un responsable para coordinar los cambios y las incidencias.
¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica de las actuaciones?: Haz una primera comprobación varios días antes y una prueba completa el día anterior. Revisa sonido, presentación, cables y alimentación eléctrica, y confirma de nuevo a los artistas y proveedores antes de abrir.

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