Checklist voor een concertzaal open dag organiseren

Een concertzaal open dag vraagt om meer dan een programma en een paar optredens. Je stemt rondleidingen, aanmeldingen, vrijwilligers, techniek en catering op elkaar af, terwijl bezoekers zelfstandig hun route moeten vinden. Begin met datum en programma en werk daarna toe naar publicatie, reserveringen en de dagindeling. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat gebeurt: technische afstemming, bezoekerslijsten, dieetwensen, naambadges en duidelijke bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleidingen samenstellen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Rondleidingen online publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma online bijwerken
Plattegrond bezoekersroute maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleiders instrueren
2 personen
Optredens technisch afstemmen
3 personen
Cateringbestelling plaatsen
Drankvoorraad controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
2 personen
bewegwijzering afdrukken
Bezoekerslijsten afdrukken
Weersverwachting controleren
Laatste aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetoverzicht delen
Catering en boodschappen ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ontvangstruimte vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt installeren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Presentatieruimtes controleren
3 personen
Geluidsapparatuur testen
3 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Podium en backstage controleren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsuitgangen vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen

Event

Deuren openen
4 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers naar activiteiten verwijzen
3 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Instrumentenpresentaties begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Optredens aankondigen
Artiesten begeleiden
2 personen
Catering serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang verwijzen
3 personen
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bezoekersberichten beantwoorden
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12

Servies

Herbruikbare glazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 10

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Muziekstandaardsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Presentatiescherm
Kabelbindersaantal 50
Gaffer tapeaantal 4
Koelboxenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Decoratieve standaardsaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Catering

Koffiemachinesaantal 2
Waterdispensersaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Communicatie

Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Programmafoldersaantal 500
Bewegwijzeringsbordenaantal 20
Pijlenstickersaantal 50
Informatiefoldersaantal 300
Registratielijstenaantal 10
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Vloermarkeringaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksdoekenaantal 12
Keukenmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 20
Koelmattenaantal 12

Tips

Plan rondleidingen met vaste starttijden en controleer vooraf hoeveel bezoekers per groep passen. Zo kun je rondleiders en bezoekerslijsten per tijdslot indelen.
Leg optredens en techniek minstens enkele dagen vooraf samen door. Test microfoons, speakers, kabels, stekkerdozen en het presentatiescherm op de plek waar ze worden gebruikt.
Verzamel dieetwensen zodra het aanmeldformulier opent en geef het definitieve aantal bezoekers tijdig door aan de catering. Houd daarnaast drank, glazen, koffiekopjes en waterkannen apart bij.
Maak één bezoekersroute vanaf de informatiebalie langs rondleidingen, optredens en catering. Druk programma’s, plattegronden, bezoekerslijsten en bewegwijzering niet pas op de ochtend zelf af.
Plan een laatste controle 24 tot 48 uur vooraf: verwerk de laatste aanmeldingen, controleer de weersverwachting, deel vrijwilligers in en leg naambadges, kabelbinders en gaffer tape klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een concertzaal open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Dan blijft er tijd over voor optredens bevestigen, rondleidingen publiceren, vrijwilligers werven en aanmeldingen verwerken.
Hoeveel weken van tevoren moeten uitnodigingen voor een open dag worden verstuurd?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en open het aanmeldformulier tegelijk. Verwerk de eerste aanmeldingen wekelijks en maak 1 tot 2 dagen voor de open dag de definitieve bezoekerslijsten.
Wanneer regel je de techniek voor een concertzaal open dag?: Stem optredens technisch uiterlijk 1 week vooraf af en voer op de dag zelf nog een test uit voordat bezoekers binnenkomen. Controleer daarbij microfoons, statieven, speakers, muziekstandaards, verlengkabels en stekkerdozen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een concertzaal open dag?: Reken minimaal op één vrijwilliger per actieve bezoekerszone, plus een coördinator en extra rondleiders per rondleiding. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef rondleiders vóór de opening een korte instructie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.