Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de salle de concert

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours visiteur clair, des créneaux bien remplis et une équipe briefée à temps. Prévoyez les visites guidées, les spectacles, les inscriptions et l’accueil plusieurs semaines à l’avance. Le jour venu, les badges, la signalétique, les listes de visiteurs et le matériel technique doivent être prêts avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’aux dernières inscriptions et à la vérification de la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Composer les visites guidées
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier les visites guidées en ligne
Recruter des bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour le programme en ligne
Créer le plan du parcours des visiteurs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Coordonner techniquement les spectacles
3 personnes
Passer la commande traiteur
Vérifier le stock de boissons
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Imprimer la signalisation
Imprimer les listes de visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Partager le plan alimentaire
Aller chercher la restauration et les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer l’espace d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les salles de présentation
3 personnes
Tester le matériel sonore
3 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Vérifier la scène et les coulisses
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les issues de secours
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les activités
3 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer les présentations d’instruments
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les artistes
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Répondre aux questions du public
2 personnes
Encadrer les séances photo
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Orienter les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Répondre aux messages des visiteurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 2
Tables de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 10

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Enceintes portablesqté 2
Pieds de microqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Écran de présentation
Serre-câblesqté 50
Ruban gafferqté 4
Glacièresqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Supports décoratifsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Catering

Machines à caféqté 2
Distributeurs d'eauqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Paniers à lingeqté 4

Communication

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Brochures du programmeqté 500
Panneaux de signalisationqté 20
Autocollants flèchesqté 50
Brochures d’informationqté 300
Listes d'inscriptionqté 10
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Marquage au solqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Torchons de cuisineqté 12
Couteaux de cuisineqté 6
Bacs de rangementqté 20
Tapis rafraîchissantsqté 12

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que les créneaux de visite sont publiés. Gardez une liste séparée pour les dernières inscriptions afin d’éviter de réimprimer tous les documents à chaque modification.
Prévoyez un briefing des guides au moins 30 minutes avant l’ouverture. Faites-leur parcourir le trajet complet et indiquez qui prend en charge les retards, les personnes à mobilité réduite et les questions techniques.
Testez les microphones, enceintes, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public, puis fixez les câbles avec du ruban gaffer et des serre-câbles. Gardez un ordinateur portable et l’écran de présentation au même point de contrôle.
Installez le bureau d’information avant les visites et placez les badges nominatifs, programmes, listes de visiteurs et signalisation au même endroit. Prévoyez aussi des portants et des chaises si le vestiaire est utilisé.
Passez la commande traiteur après avoir traité les besoins alimentaires et vérifiez le stock de boissons la veille. Pour le service, comptez les verres réutilisables, tasses, assiettes, couverts, plateaux et carafes séparément afin de ne rien découvrir au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes dans une salle de concert ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date pour fixer le programme, réserver les prestations, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les listes, les impressions, la météo et les dernières confirmations.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez le formulaire dès que les visites guidées et leurs horaires sont définitifs, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Traitez les inscriptions chaque semaine, puis vérifiez les dernières demandes 48 heures avant l’ouverture.
Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes de salle de concert ?: Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, un guide par groupe de visite et une personne pour la coordination technique des spectacles. Ajoutez une personne de réserve par tranche de 3 heures pour remplacer un bénévole absent ou gérer les retards.
Quand préparer la signalisation et les badges visiteurs ?: Imprimez la signalisation, les badges, les programmes et les listes de visiteurs 2 à 3 jours avant l’événement, après la dernière mise à jour des inscriptions. Gardez une petite réserve de badges vierges pour les changements le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.