Concertpicknick organiseren: checklist en planning
Een concertpicknick vraagt om meer voorbereiding dan alleen muzikanten en eten regelen. Je plant tegelijk een klein concert, een buitenlocatie en een gezamenlijke maaltijd. Begin met datum, terrein en programma, en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week controleer je reserveringen, boodschappen en weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst terrein en podiumplek, daarna tenten, zitplaatsen, buffet, picknickpakketten en techniek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Muzikanten bevestigen
Programma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Picknickpakketten samenstellen
4 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Programma en bewegwijzering printen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein controleren
2 personen
Podiumplek vrijmaken
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Picknickkleden uitleggen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Medewerkers instrueren
2 personen
Event
Muzikanten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Picknickpakketten uitdelen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Eerste concert aankondigen
Eerste concert begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Tweede concert aankondigen
Tweede concert begeleiden
2 personen
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Kaarsen en lampen aanzetten
2 personen
Derde concert begeleiden
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
3 personen
Nazorg
Afval inzamelen
4 personen
Picknickkleden verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Buffettafelsaantal 4
- Kleedmattenaantal 12
- Picknickkledenaantal 20
- Terrasverwarmersaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbare kommenaantal 80
- Herbruikbare bekersaantal 160
- Wijnglazenaantal 80
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerplankenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Scharenaantal 3
- Mengkommenaantal 8
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Gasbrandersaantal 2
- Koelboxenaantal 8
- Koelelementenaantal 30
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 20
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Luidsprekerkabelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 20
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- LED-lantaarnsaantal 12
- LED-kaarsenaantal 40
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Programmastandaardsaantal 4
- Routebordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Afwasteilenaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfectiepompjesaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de definitieve datum en locatie uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig ook de muzikanten en maak daarna een programma met aanvangstijd, pauzes en eindtijd.
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het concert. Dan kun je aantallen, dieetwensen en parkeerinformatie nog verwerken.
- Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, terrasverwarmers en extra bescherming voor eten en apparatuur klaar als regen of kou wordt voorspeld.
- Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten uiterlijk 1 dag vooraf. Koel drank en verse ingrediënten apart in koelboxen met koelelementen en verpak dieetmaaltijden afzonderlijk.
- Plan opbouwtijd van minimaal 3 uur voor het begin van het programma. Controleer eerst het terrein en maak de podiumplek vrij; plaats daarna tenten, kleden, tafels, stoelen, buffet en actieve speakers.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een concertpicknick organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en muzikanten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de picknick en leg de definitieve aantallen 7 dagen vooraf vast.
- Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een concertpicknick?
- Bereken het eten op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en maak voor dieetwensen aparte pakketten. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur en temperatuur.
- Wanneer controleer ik het weer voor een concertpicknick?
- Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend van het concert. Neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over partytenten, terrasverwarmers en bescherming van eten en apparatuur.
- Hoe lang duurt de opbouw van een concertpicknick?
- Plan minimaal 3 uur opbouwtijd, en 4 uur als je veel tafels, stoelen, buffetmateriaal en techniek moet plaatsen. Zet eerst de tenten en podiumplek klaar, daarna de zitplaatsen, catering en actieve speakers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!