Checklist pour organiser un pique-nique du concert

Un pique-nique du concert demande plus qu’un panier-repas et quelques couvertures. Il faut confirmer le lieu et les musiciens, suivre les inscriptions, prévoir les régimes alimentaires et organiser l’installation avant l’arrivée du public. Cette checklist rassemble 72 tâches et 54 éléments de matériel, dans l’ordre où vous en aurez besoin. Vous saurez notamment quand préparer les repas, refroidir les boissons et libérer l’espace réservé au podium.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Confirmer les musiciens
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les produits non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Préparer des paniers-repas
4 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Libérer l'emplacement du podium
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Déplier les couvertures de pique-nique
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Instruire les employés
2 personnes

Événement

Accueillir les musiciens
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Distribuer les kits de pique-nique
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Annoncer le premier concert
Encadrer le premier concert
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Annoncer le deuxième concert
Encadrer le deuxième concert
2 personnes
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Allumer les bougies et les lampes
2 personnes
Encadrer le troisième concert
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Récupérer les objets oubliés
3 personnes

Suivi

Collecter les déchets
4 personnes
Rassembler les couvertures de pique-nique
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 4
Tapis de changeqté 12
Couvertures de pique-niqueqté 20
Chauffages de terrasseqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 160
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Ciseauxqté 3
Saladiersqté 8
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Brûleurs à gazqté 2
Glacièresqté 8
Pains de glaceqté 30
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles de haut-parleurqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Bougies LEDqté 40

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions avant de finaliser les achats : utilisez le nombre de participants pour calculer les paniers-repas, les assiettes, les gobelets et les places assises.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis emballez les repas adaptés séparément. Étiquetez-les avant le départ pour éviter les recherches au moment du buffet.
Vérifiez la météo avant de confirmer l’installation : les tentes, les couvertures, les chauffages de terrasse et les glacières ne répondent pas aux mêmes conditions. Faites un dernier contrôle le matin même.
Préparez les produits non périssables à l’avance, mais réfrigérez les produits frais et mettez les boissons au frais le jour du pique-nique. Prévoyez suffisamment de glacières et de pains de glace pour le transport.
Imprimez le programme, la signalétique et les informations de stationnement avant d’acheminer le matériel. Sur place, contrôlez d’abord l’emplacement, libérez la zone du podium, puis installez les tentes, les tables et les chaises.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un pique-nique du concert ?: Commencez la préparation plusieurs semaines avant la date : confirmez le lieu, les musiciens et les réservations, puis envoyez les invitations. Gardez les derniers jours pour les inscriptions, les achats et la vérification de la météo.
Quand préparer les paniers-repas pour un pique-nique du concert ?: Préparez les éléments non périssables à l’avance et les paniers-repas le jour précédent ou le matin même, selon les aliments. Les produits frais doivent rester réfrigérés jusqu’au transport et les repas diététiques doivent être emballés à part.
Combien de boissons prévoir par personne pour un concert en plein air ?: Prévoyez au minimum deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée, la température et la présence de boissons chaudes. Mettez-les au frais avant le départ et transportez-les dans des glacières avec des pains de glace.
Quand installer les tables et les couvertures de pique-nique ?: Installez-les après le contrôle du site et la libération de l’emplacement du podium. Prévoyez au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités pour monter les tentes, placer les tables de buffet, déplier les couvertures et organiser le matériel.

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