Konzertpicknick organisieren: die praktische Checkliste

Ein Konzertpicknick verbindet ein Konzertprogramm mit vorbereiteten Picknickplätzen, Buffet und gemeinsamer Anreise. Plane zuerst Datum, Ort, Musiker und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Reservierungen und Parkinformationen. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan: Zelte, Decken, Tische, Stühle, Buffet und gekühlte Getränke sollten rechtzeitig vor dem Einlass bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Musiker bestätigen
Programm erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Reservierungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Produkte bereitstellen
2 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Picknickpakete zusammenstellen
4 Personen
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
Programm und Wegweiser drucken
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Platz auf der Bühne freimachen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Picknickdecken auslegen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Mitarbeiter einweisen
2 Personen

Event

Musiker empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Picknickpakete verteilen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet ordentlich halten
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Erstes Konzert ankündigen
Das erste Konzert betreuen
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Das zweite Konzert ankündigen
Zweites Konzert begleiten
2 Personen
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Kerzen und Lampen einschalten
2 Personen
Drittes Konzert begleiten
2 Personen
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
3 Personen

Nachbereitung

Müll einsammeln
4 Personen
Picknickdecken einsammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 4
UmkleidemattenAnz. 12
PicknickdeckenAnz. 20
TerrassenheizerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 160
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierbretterAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ScherenAnz. 3
RührschüsselnAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
GasbrennerAnz. 2
KühlboxenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherkabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
LED-KerzenAnz. 40

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
SpülwannenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum, Ort und Musiker mindestens 6 Wochen vorher. Verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Anfahrt und Parkmöglichkeiten feststehen.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einem festen Stichtag, etwa 10 Tage vor dem Konzert. Verpacke Diätmahlzeiten separat und beschrifte sie eindeutig.
Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und erneut am Veranstaltungsmorgen. Partyzelte, Picknickdecken und gegebenenfalls Terrassenheizer müssen zum Wetter und zur Fläche passen.
Kühle frische Produkte und Getränke spätestens am Vortag. Haltbare Lebensmittel können früher bereitgestellt werden; Kühlboxen und Kühlelemente solltest du nicht erst beim Einkauf suchen.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Rechne für Geländecheck, Zelte, Decken, Tische, Stühle, Buffet und Lautsprecher mindestens 3 Stunden ein. Drucke Programm und Wegweiser vor dem Transport aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Konzertpicknick planen?: Beginne etwa 6 Wochen vor dem Termin mit Ort, Musikern und Programm. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Einladungen, Anmeldungen und Reservierungen laufen.
Wann muss ich die Getränke für ein Konzertpicknick kalt stellen?: Stelle Getränke und frische Lebensmittel spätestens am Vortag kalt. Prüfe am Veranstaltungstag nach, ob genug Kühlboxen und Kühlelemente vorhanden sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Konzertpicknicks?: Plane mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Darin enthalten sind Geländecheck, Zelte, Decken, Tische, Stühle, Buffet, Wegweiser und aktive Lautsprecher.
Wann sollte man Ernährungswünsche für ein Konzertpicknick abfragen?: Frage sie direkt mit der Anmeldung ab und setze einen verbindlichen Stichtag etwa 10 Tage vor dem Konzert. So kannst du Diätmahlzeiten separat planen, einkaufen und verpacken.

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