Checklist para tu picnic con concierto

Un picnic con concierto combina comida al aire libre, invitados y una producción musical que debe estar lista a una hora concreta. Esta checklist reúne 72 tareas y 54 artículos para avanzar desde la fecha y las inscripciones hasta el montaje del recinto. Reserva tiempo para confirmar músicos, programa, dietas y aparcamiento, y deja preparada una alternativa si cambia el tiempo. El día del evento, la comida, las bebidas, el sonido y las zonas de público deben coordinarse antes de que empiece la música.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Confirmar músicos
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar productos no perecederos
2 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Preparar los packs de picnic
4 personas
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
Imprimir el programa y la señalización
Llevar materiales al lugar
4 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Liberar el espacio del podio
3 personas
Montar carpas
4 personas
Extender las mantas de picnic
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Instruir al personal
2 personas

Evento

Recibir a los músicos
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Repartir los paquetes de picnic
4 personas
Servir café y té
3 personas
Reponer los aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Anunciar el primer concierto
Coordinar el primer concierto
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Anunciar el segundo concierto
Acompañar el segundo concierto
2 personas
Preparar el bufé de la noche
4 personas
Servir el buffet de la noche
4 personas
Encender velas y lámparas
2 personas
Supervisar el tercer concierto
2 personas
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger los objetos olvidados
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Recoger mantas de picnic
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de buffetcant. 4
Esterillas para vestidorcant. 12
Mantas de picniccant. 20
Calefactores de terrazacant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 160
Copas de vinocant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Tijerascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Quemadores de gascant. 2
Neveras portátilescant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de altavozcant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12
Velas LEDcant. 40

Decoración

Guirnaldascant. 6
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Atriles para programascant. 4
Señales de rutacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los músicos con varias semanas de margen. Después prepara el programa y envía las invitaciones para que las inscripciones y las preferencias dietéticas no lleguen a última hora.
Comprueba el pronóstico dos veces: una entre 5 y 7 días antes y otra la víspera. Esa segunda revisión te permite decidir dónde montar las carpas, las mantas y los calefactores de terraza.
Calcula la comida por persona y separa los packs de picnic con dieta especial antes de cargar el vehículo. Guarda los productos frescos en neveras portátiles con acumuladores de frío y enfría las bebidas por separado.
Lleva al recinto el programa, la señalización y todo el material antes de empezar el montaje. Reserva al menos 90 minutos para inspeccionar el espacio, liberar el área del podio y colocar mesas, sillas y mesas de buffet.
Prueba los altavoces activos antes de que lleguen los invitados y deja libre el acceso al podio. Coloca vasos, copas, platos y cubiertos en puntos visibles, y asigna una persona para reponer bebidas durante el concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar un picnic con concierto?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar el lugar, los músicos y el programa. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y cierra las inscripciones y dietas 7 días antes.
¿Cuándo debo comprobar el tiempo para un picnic con concierto?: Haz una primera comprobación entre 5 y 7 días antes y otra la víspera. Si hay riesgo de lluvia o frío, decide entonces la ubicación de las carpas y los calefactores, no el mismo día.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el recinto?: Calcula al menos 90 minutos para inspeccionar el espacio, liberar el podio, montar carpas, mesas y sillas, extender las mantas y colocar el buffet. Añade 30 minutos para probar el sonido y enfriar las bebidas.
¿Cómo preparo la comida para un picnic con concierto?: Prepara los productos no perecederos el día anterior y refrigera los frescos con tiempo. Monta los packs de picnic el mismo día, separa las comidas de dieta especial y transporta todo en recipientes herméticos y neveras portátiles.

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