Concertmiddag organiseren: checklist en planning

Een concertmiddag vraagt om meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een zaal regelen. Je moet speeltijden, aanmeldingen, catering en techniek op elkaar afstemmen, zodat de middag rustig begint en niemand tijdens het optreden nog stoelen of kabels hoeft te zoeken. Werk van programma en gastenlijst naar zaalindeling en draaiboek. Op de dag zelf draait alles om een tijdige opbouw, een gecontroleerde geluidsinstallatie en een duidelijke entree.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Muzikanten vastleggen
Programma en speeltijden maken
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Geluidsapparatuur reserveren
Muzikanten informeren over tijden
Definitieve gastenlijst maken
Indeling van de zaal maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Entreetafel plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

Entree bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Gasten naar plaatsen begeleiden
2 personen
Concert aankondigen
Eerste concertblok begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tweede concertblok begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten helpen met vragen
2 personen
Einde concert aankondigen
Afscheid van muzikanten begeleiden
2 personen
Garderobe begeleiden
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Instrumenten inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Overgebleven catering koelen
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Sleutels en materialen inleveren
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Entreetafel
Kledingrekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 6
Keyboardstandaardsaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Programma'saantal 100
Naambordjesaantal 10
Pijlbordjesaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerplateausaantal 10
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg muzikanten en speeltijden vroeg vast en stuur de definitieve tijden uiterlijk één week vooraf door. Zo kunnen zij hun aankomst, opbouw en eventuele soundcheck plannen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal gasten minimaal 3 dagen voor de concertmiddag door aan de catering. Bestel niet alleen eten, maar reken ook koffie, thee en glazen mee.
Plan voor de techniek minstens 90 minuten opbouwtijd. Controleer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, standaards, audiokabels, verlenghaspels en stekkerdozen vóór de eerste muzikant arriveert.
Maak de zaalindeling vooraf op papier: bepaal waar stoelen, tafels, buffettafels, entree en garderobe komen en houd de podiumzone vrij. Zet pijlbordjes en naambordjes klaar voordat bezoekers binnenkomen.
Open de locatie ruim vóór aanvang en loop de zaal af met het draaiboek. Controleer stoelen, verlichting, koele dranken, programma's en de entree, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende spullen te regelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concertmiddag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en muzikanten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en maak de definitieve gastenlijst 3 tot 5 dagen voor het optreden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een concertmiddag op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor zaal, entree, catering en geluidsinstallatie. Plan daarnaast 30 minuten extra voor een soundcheck en technische problemen.
Wanneer moet ik de catering voor een concertmiddag bestellen?: Bestel de catering zodra je ongeveer 70 procent van de aanmeldingen binnen hebt, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het evenement door.
Hoeveel stoelen en glazen heb ik nodig voor een concertmiddag?: Zet voor iedere bevestigde bezoeker één stoel klaar en houd 5 tot 10 procent extra stoelen achter de hand. Reken voor koffie, thee en andere dranken minstens 2 glazen of kopjes per persoon als de middag meerdere uren duurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.