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Checklist d’organisation d’un après-midi concert

Un après-midi concert demande une préparation précise, surtout pour coordonner les musiciens, les horaires, les invités et la technique. Commence par confirmer la date et le lieu, puis réserve les artistes et le matériel de sonorisation avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’établir le nombre définitif de participants, les besoins alimentaires et le plan de salle. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les chaises, le buffet, l’accueil et les microphones avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Réserver les musiciens

  • Établir le programme et les horaires de jeu

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

  • Réserver le matériel de sonorisation

  • Informer les musiciens des horaires

  • Établir la liste définitive des invités

  • Établir le plan de salle

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier la salle

    2 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer la table d’accueil

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Dégager la zone du podium

    3 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Brancher les microphones

    2 personnes

  • Installer les instruments

    2 personnes

  • Effectuer la vérification du son

    3 personnes

  • Tester l’éclairage

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer les programmes

    2 personnes

Événement

  • Tenir l'entrée

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Guider les invités vers leurs places

    2 personnes

  • Annoncer le concert

  • Encadrer le premier bloc de concert

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    4 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Annoncer la pause

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Encadrer le deuxième bloc de concert

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Aider les invités pour leurs questions

    2 personnes

  • Annoncer la fin du concert

  • Accompagner le départ des musiciens

    2 personnes

  • Guider le vestiaire

    2 personnes

  • Servir les dernières boissons

    2 personnes

  • Accompagner les invités à la sortie

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Démonter l’équipement sonore

    3 personnes

  • Emballer les instruments

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Refroidir le catering restant

    2 personnes

  • Effectuer l’inspection finale du lieu

    2 personnes

  • Remettre les clés et le matériel

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner le matériel loué

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 90
  • Tablesqté 10
  • Tables de buffetqté 3
  • Table d’accueil
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Tabouretsqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 90
  • Verresqté 120
  • Assiettesqté 100
  • Fourchettes à gâteauqté 100
  • Cuillères à caféqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Couverts de serviceqté 12

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphonesqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Pieds de haut-parleurqté 2
  • Câbles audioqté 8
  • Rallonges électriquesqté 4
  • Multiprisesqté 6
  • Pupitres de musiqueqté 6
  • Supports de clavierqté 2

Éclairage

  • Lampadairesqté 4
  • Lampes LEDqté 8

Décoration

  • Nappesqté 10
  • Compositions floralesqté 6
  • Programmesqté 100
  • Badges nominatifsqté 10
  • Panneaux de directionqté 8

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Pincesqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balayette et pelleqté 2
  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Bacs à vaisselleqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve les musiciens et la sonorisation dès que la date et le lieu sont confirmés. Envoie ensuite aux artistes les horaires d’arrivée, de balance et de jeu afin d’éviter les changements de dernière minute.
  • Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concert. Tu pourras ainsi finaliser la liste des invités, le plan de salle, le catering et les éventuels besoins alimentaires.
  • Prévois le déroulé par tranches horaires : ouverture du lieu, installation, test des microphones, accueil, concert et service traiteur. Imprime plusieurs exemplaires pour l’accueil et les musiciens.
  • Le jour du concert, ouvre la salle au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités. Garde du temps pour dégager la zone du podium, installer les chaises et les tables, puis tester chaque câble audio et chaque microphone.
  • Ne reporte pas le refroidissement des boissons et la préparation du service traiteur au dernier moment. Termine ces tâches avant l’accueil et garde une personne dédiée à la table d’accueil, au vestiaire et aux indications dans la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un après-midi concert ?
Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour réserver les musiciens, la salle et la sonorisation, puis envoyer les invitations. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, le catering et le plan de salle.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi concert ?
Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Fixe une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement pour connaître l’effectif final et les besoins alimentaires.
À quelle heure ouvrir la salle le jour du concert ?
Ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce délai couvre l’installation du mobilier, de l’accueil, du vestiaire et de la sonorisation, ainsi qu’un test des microphones.
Combien de temps faut-il pour installer la sonorisation ?
Réserve environ 60 à 90 minutes pour installer les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les pieds et les câbles. Ajoute 30 minutes si les musiciens ont besoin d’une balance ou d’un réglage séparé.

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