Checklist para organizar un concierto de tarde sin olvidos
Un concierto de tarde necesita más coordinación de la que parece: músicos, horarios, invitados, catering y sonido deben encajar antes de abrir la sala. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para avanzar en el orden correcto, desde confirmar el lugar hasta conectar los micrófonos. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde, como las preferencias dietéticas, el programa definitivo o la prueba del equipo. Úsala para repartir responsabilidades y controlar el montaje el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Contratar músicos
Crear el programa y los horarios de juego
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Reservar equipo de sonido
Informar a los músicos sobre los horarios
Hacer la lista definitiva de invitados
Montar la distribución de la sala
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar la mesa de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Evento
Atender la entrada
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir programas
2 personas
Acompañar a los invitados a sus asientos
2 personas
Anunciar el concierto
Acompañar el primer bloque del concierto
2 personas
Servir café y té
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Ayudar a los invitados con preguntas
2 personas
Anunciar el final del concierto
Acompañar la despedida de los músicos
2 personas
Guiar el guardarropa
2 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Empacar instrumentos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Entregar las llaves y los materiales
Devolver el equipo prestado
2 personas
Devolver el material de alquiler
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de entrada
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Atriles de músicacant. 6
- Soportes para tecladocant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Programascant. 100
- Pancartas con nombrescant. 10
- Carteles de flechascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para servircant. 10
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cubetas para lavarcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de contratar a los músicos: después prepara un programa con horarios de actuación, pausas y llegada del equipo. Envíalo a los músicos con al menos 7 días de antelación.
- Envía las invitaciones con una fecha límite de respuesta y recopila las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Para una tarde con concierto, confirma la lista definitiva de invitados entre 3 y 5 días antes.
- Reserva el equipo de sonido junto con los músicos, no después. Comprueba que haya altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables, regletas y enrollacables, y deja tiempo para una prueba antes de recibir al público.
- Prepara la distribución de la sala con antelación: coloca las sillas frente al escenario, deja libre la zona de actuación y sitúa la mesa de entrada y el guardarropa donde no bloqueen el paso. Imprime el plan de trabajo para que el montaje no dependa de una sola persona.
- Enfría las bebidas y prepara el catering antes de abrir la ubicación. Reserva al menos 60 minutos para comprobar la sala, montar mesas y buffet, colocar la vajilla, conectar el sonido y resolver cables o micrófonos que fallen.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de tarde?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, contratar a los músicos y reservar el sonido. Deja cerrados los invitados, el catering y el programa definitivo durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija una fecha de respuesta aproximadamente 10 días antes del concierto. Así tendrás tiempo para recoger dietas, cerrar la lista y pedir la cantidad correcta de catering.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala y el sonido?
- Calcula entre 90 y 120 minutos de montaje, además del tiempo que necesiten los músicos para probar el equipo. Abre el lugar con margen suficiente para colocar sillas, mesas, atriles, altavoces y micrófonos sin hacerlo durante la llegada de los invitados.
- ¿Qué bebidas y vajilla necesito para un concierto de tarde?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua y café según la duración del encuentro. Prepara vasos, tazas, platos, cubiertos de postre, cucharillas y bandejas de servicio con al menos un 10 % adicional.
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