Concertmarathon organiseren: checklist en planning

Een concertmarathon vraagt om meer dan een programma met optredens. Je regelt artiesten en technici, verzamelt technische wensen en stemt vrijwilligers, catering en publieksontvangst op elkaar af. Begin met datum en locatie, werk daarna het programma en de reserveringen uit. In de laatste week controleer je apparatuur, kabels, boodschappen en geprinte versies van het draaiboek en techniekplan. Zo weet iedereen op de dag zelf wat er wanneer moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Artiestenprogramma vastleggen
2 personen
Artiesten en technici bevestigen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Programma publiceren
Artiesteninformatie versturen
Techniekplan afdrukken
Draaiboek afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Apparatuur verzamelen
2 personen
Kabels en adapters controleren
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Werkruimtes afzetten
2 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Backline plaatsen
3 personen
Licht en kabels leggen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Artiestenkamer inrichten
2 personen
Techniek volledig testen
4 personen
Linecheck per band uitvoeren
4 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Programma toelichten
Eerste optreden begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Optredens wisselen
4 personen
Podium en zaal monitoren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Artiesten verzorgen
2 personen
Laatste optreden begeleiden
4 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Resterende hapjes verpakken
2 personen
Koelproducten opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
Licht en kabels opruimen
3 personen
Backline terugzetten
3 personen
Podiumdelen afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 160
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Podiumdelenaantal 12
Podiummat

Apparatuur

Mengtafel
Actieve speakersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Gitaarversterkersaantal 2
Basversterker
Drumstel
Muziekkabelsaantal 20
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Gaffer tapeaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 4

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10
Verlengkabelsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Programmapostersaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Pijlenbordenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Papieren handdoekrollenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en bevestig daarna artiesten en technici. Vraag technische wensen vroeg op, zodat je weet hoeveel microfoons, DI-boxen, versterkers, monitoren en stroompunten nodig zijn.
Plan de opbouw achteruit vanaf het eerste optreden. Reserveer tijd voor podiumdelen, lichtstatieven, actieve speakers, mengtafel en een volledige kabelcontrole; een ontbrekende adapter ontdek je liever niet tijdens de soundcheck.
Maak aparte zones voor artiestenontvangst, catering, garderobe en publieksruimte. Zet klaptafels, stoelen, serveerschalen en herbruikbare drinkglazen klaar voordat de locatie opengaat.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef de cateraar een definitief aantal met een deadline. Koop houdbare voorraad eerder in en haal koelproducten pas kort voor het evenement.
Print het draaiboek en techniekplan vóór de opbouw en geef een exemplaar aan de coördinator, techniek en vrijwilligers. Deel vrijwilligers per taak in, inclusief een vervanger voor ontvangst, catering en publieksbegeleiding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concertmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiestenprogramma. Reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen, boodschappen, materiaalcontrole en het afdrukken van het draaiboek.
Wanneer moet ik artiesten en technici bevestigen?: Bevestig hen zodra het programma en de reserveringen rond zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de concertmarathon. Vraag technische wensen uiterlijk 3 weken vooraf op, zodat ontbrekende apparatuur nog geregeld kan worden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een concertmarathon?: Plan minimaal 1 coördinator en per gelijktijdige publieksfunctie 1 vrijwilliger, bijvoorbeeld voor ontvangst, garderobe en catering. Werk met shifts van ongeveer 3 uur en houd per shift minstens 1 reserve beschikbaar.
Wanneer moet ik de techniek controleren voor een concertmarathon?: Controleer kabels, adapters, stekkerdozen en stroomhaspels 3 tot 7 dagen vooraf. Test mengtafel, speakers, monitoren, microfoons, versterkers en podiumverlichting tijdens de opbouw, vóór het publiek binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.