Checklist para organizar un maratón de conciertos

Un maratón de conciertos exige coordinar artistas, técnicos, público y cambios de escenario durante muchas horas. Esta checklist reúne 77 tareas y 54 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y el programa hasta abrir el recinto. Reserva tiempo para recopilar las necesidades técnicas de cada actuación, asignar voluntarios y preparar la recepción de artistas. Los últimos días se centran en compras, cables, catering, documentación impresa y montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Confirmar el programa de artistas
2 personas
Confirmar artistas y técnicos
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Publicar el programa
Enviar la información de los artistas
Imprimir el plan técnico
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Comprobar cables y adaptadores
2 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar las zonas de trabajo
2 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Colocar el backline
3 personas
Colocar la iluminación y los cables
3 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el bar y el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Preparar la sala de artistas
2 personas
Probar toda la técnica
4 personas
Realizar line check por banda
4 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Presentar el programa
Acompañar la primera actuación
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Alternar actuaciones
4 personas
Supervisar el escenario y la sala
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Atender a los artistas
2 personas
Coordinar la última actuación
4 personas
Anunciar el cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empaquetar los aperitivos restantes
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
Recoger luces y cables
3 personas
Volver a colocar el equipo de escenario
3 personas
Desmontar las partes del escenario
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 160
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Piezas de escenariocant. 12
Colchoneta de escenario

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Amplificadores de guitarracant. 2
Amplificador de bajos
Batería
Cables de músicacant. 20
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Cinta gaffercant. 6
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Linternascant. 4

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 10
Cables alargadorescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Pósteres del programacant. 12
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Paneles de flechascant. 8

Limpieza

Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Rollos de papel de cocinacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y las necesidades técnicas antes de publicar los horarios. Pide a cada artista los canales de mesa, cajas DI, amplificadores y requisitos de monitorización para evitar cambios de última hora.
Imprime dos documentos antes del montaje: el plan técnico y el plan de trabajo. Entrega una copia a la persona responsable del sonido y otra a quien coordine voluntarios, accesos y cambios de escenario.
Comprueba cables, adaptadores, regletas y alargadores al recoger el equipo, no al llegar al recinto. Haz una prueba completa de la mesa de mezclas, monitores, micrófonos y luces antes de que llegue el primer artista.
Asigna voluntarios por franjas y funciones concretas, incluyendo recepción, backstage, público y cambios de escenario. Prepara también la información de los artistas y un punto claro para sus preferencias dietéticas.
Separa las compras por momento de uso: provisiones no perecederas con antelación y productos refrigerados cerca del evento. Deja vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y pinzas listos junto al catering para no buscarlos durante la programación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un maratón de conciertos?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, artistas y técnicos. Reserva las últimas 2 semanas para publicar el programa, cerrar voluntarios y revisar el plan técnico.
¿Cuándo hay que confirmar las necesidades técnicas de los artistas?: Recógelas en cuanto el programa esté confirmado y ciérralas como mínimo 3 semanas antes. Así puedes comprobar si hacen falta micrófonos, cajas DI, amplificadores, monitores o cables adicionales.
¿Cuándo se compra la comida para un maratón de conciertos?: Compra los productos no perecederos entre 5 y 7 días antes. Los productos refrigerados conviene comprarlos entre 1 y 2 días antes, según el espacio disponible para conservarlos.
¿Qué hay que comprobar el día del montaje?: Comprueba primero las zonas de trabajo, las piezas y la colchoneta de escenario, y después el sistema de sonido e iluminación. Reserva al menos 2 horas para revisar conexiones, hacer una prueba y corregir fallos antes de abrir el recinto.

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