Konzertmarathon organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Konzertmarathon besteht aus mehreren Auftritten, wechselnden Anforderungen und vielen Übergaben. Deshalb müssen Programm, Künstler, Technik und Helfer früh zusammenpassen. Bestätige zuerst Datum und Ort, sammle danach alle technischen Anforderungen und verschicke die Einladungen. In den letzten Tagen zählen Ausdrucke, Einkäufe und ein klarer Aufbauplan: Kabel, Adapter, Bühnenlicht, Catering und Künstlerempfang dürfen nicht erst vor Ort improvisiert werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Künstlerprogramm festhalten
2 Personen
Künstler und Techniker bestätigen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
Programm veröffentlichen
Künstlerinformationen versenden
Technikplan ausdrucken
Drehbuch ausdrucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Ausrüstung sammeln
2 Personen
Kabel und Adapter prüfen
2 Personen
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Arbeitsbereiche absperren
2 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Backline aufbauen
3 Personen
Licht und Kabel verlegen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Technik vollständig testen
4 Personen
Linecheck pro Band durchführen
4 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Programm vorstellen
Ersten Auftritt begleiten
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Auftritte wechseln
4 Personen
Bühnen- und Saalmonitore
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Mülleimer leeren
2 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Letzten Auftritt begleiten
4 Personen
Abschluss ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen
Nachbereitung
Bar schließen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Übrig gebliebene Häppchen verpacken
2 Personen
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Beschallungsanlage abbauen
4 Personen
Licht und Kabel aufräumen
3 Personen
Backline zurückstellen
3 Personen
Bühnenelemente abbauen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Ausrüstung prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 160
- BarhockerAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 180
- BühnenelementeAnz. 12
- Bühnenteppich
Ausstattung
- Mischpult
- Aktive LautsprecherAnz. 4
- BühnemonitoreAnz. 4
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- DI-BoxenAnz. 4
- GitarrenverstärkerAnz. 2
- Bassverstärker
- Schlagzeug
- MusikkabelAnz. 20
- KabeltrommelnAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- Gaffer TapeAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 8
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KühlelementeAnz. 30
Dekoration
- Programmatische PosterAnz. 12
- BühnentücherAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- PfeiltafelnAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 10
- AbfallcontainerAnz. 4
- PapierhandtuchrollenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Künstlerprogramm früh fest und bestätige Künstler sowie Techniker spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Konzertmarathon. So bleiben Rückfragen zu Spielzeiten, Umbauten und technischen Anforderungen möglich.
- Sammle von jeder Band einen kurzen Technikplan und prüfe ihn gegen Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Verstärker und Monitore. Fehlende Kabel oder Adapter fallen beim Soundcheck zu spät auf, wenn du sie erst am Veranstaltungstag suchst.
- Teile die 77 Aufgaben auf feste Verantwortliche auf und plane für Einlass, Künstlerempfang, Catering, Technik und Abbau jeweils eine Ansprechperson ein. Freiwillige sollten ihren Einsatz und Arbeitsbereich mindestens 7 Tage vorher kennen.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Termin. Kaufe haltbare Vorräte zuerst; Kühlprodukte gehören möglichst am Vortag in den Einkauf, damit Künstlerempfang und Catering vollständig vorbereitet sind.
- Drucke Technikplan und Drehbuch am Vortag mehrfach aus und öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem ersten Auftritt. Prüfe dann Strom, Kabeltrommeln, Verlängerungskabel, Bühnenaufbau, Lichtstative und abgesperrte Arbeitsbereiche.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Konzertmarathon organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Künstleranfragen. Technik, Helfer, Reservierungen und Einladungen lassen sich dann noch ohne Zeitdruck abstimmen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Konzertmarathon?
- Plane mindestens 1 verantwortliche Person für Technik, 1 für Künstlerbetreuung, 1 für Catering und 2 für Einlass beziehungsweise Ablauf ein. Bei mehreren Bühnen oder ständigem Publikumswechsel brauchst du zusätzliche Helfer pro Bereich.
- Wann sollte man den Technikplan für einen Konzertmarathon prüfen?
- Sammle die Anforderungen der Künstler spätestens 3 Wochen vorher und gleiche sie mit dem vorhandenen Equipment ab. Einen vollständigen Kabel- und Adaptercheck machst du zusätzlich am Vortag des Aufbaus.
- Wie viel Catering braucht man für einen Konzertmarathon?
- Plane pro anwesender Person mindestens eine vollständige Mahlzeit sowie 2 bis 3 Getränke pro Person und Stunde ein. Die genaue Menge hängt von Dauer und Pausen ab; Kühlprodukte kaufst du am besten am Vortag.
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