Marathon de concerts : la checklist d’organisation

Un marathon de concerts demande surtout une coordination précise entre les artistes, les techniciens, les bénévoles et le lieu. Ce plan rassemble les 77 tâches et 54 fournitures à prévoir, depuis la confirmation de la date jusqu’au montage de la scène. Travaille d’abord sur la programmation et les besoins techniques, puis verrouille les réservations et les inscriptions. La dernière semaine, concentre-toi sur les stocks, l’accueil des artistes et le déroulé minute par minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Fixer le programme des artistes
2 personnes
Confirmer les artistes et les techniciens
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Publier le programme
Envoyer les informations sur les artistes
Imprimer le plan technique
Imprimer le déroulé
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Rassembler l’équipement
2 personnes
Vérifier les câbles et adaptateurs
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Délimiter les espaces de travail
2 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer la backline
3 personnes
Poser l’éclairage et les câbles
3 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Tester entièrement la technique
4 personnes
Effectuer le linecheck pour chaque groupe
4 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer la première prestation
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Alterner les spectacles
4 personnes
Surveiller la scène et la salle
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
S’occuper des artistes
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
4 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes de snacks
2 personnes
Ranger les produits frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
Ranger l’éclairage et les câbles
3 personnes
Remettre la backline en place
3 personnes
Démonter les éléments de scène
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 160
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Éléments de podiumqté 12
Tapis de podium

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Amplis de guitareqté 2
Amplificateur de basses
Kit de batterie
Câbles audioqté 20
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Ruban gafferqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10
Rallongesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 30

Décoration

Affiches du programmeqté 12
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Panneaux de directionqté 8

Nettoyage

Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Essuie-tout en papierqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la programmation et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant la date : chaque artiste doit confirmer ses horaires, ses besoins techniques et le nombre de techniciens présents.
Demande les fiches techniques 4 à 6 semaines à l’avance. Vérifie notamment les microphones, boîtiers DI, amplis, kit de batterie, retours de scène, câbles audio et adaptateurs avant le jour du montage.
Prévois un planning de bénévoles par créneau de 3 à 4 heures, avec au moins une personne référente pour l’accueil, une pour la scène et une pour le service traiteur pendant chaque période chargée.
Publie le programme dès que les artistes sont confirmés, puis renvoie les informations pratiques 5 à 7 jours avant l’événement : horaires, accès, accueil, repas et consignes techniques.
Achète les produits frais 24 à 48 heures avant l’ouverture et installe les stocks non périssables plus tôt. Le jour J, garde les verres réutilisables, tasses, assiettes, couverts et plateaux regroupés près du service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de concerts ?: Prévois au minimum 8 semaines pour confirmer le lieu, les artistes, les techniciens et les réservations. Avec plusieurs scènes ou une programmation dense, commence plutôt 3 mois avant.
Quand faut-il demander les besoins techniques des artistes ?: Demande-les 4 à 6 semaines avant le marathon, puis vérifie chaque fiche une dernière fois 7 jours avant. Cela laisse le temps de trouver les câbles, adaptateurs ou équipements manquants.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon de concerts ?: Prévois au moins 3 postes actifs par créneau chargé : accueil, scène et restauration. Pour un créneau de 4 heures, ajoute une personne volante si les changements de plateau sont fréquents.
Quand faire les courses pour un marathon de concerts ?: Achète les produits non périssables plusieurs jours avant et les produits frais 24 à 48 heures avant. Vérifie la liste complète le matin du montage, avant l’ouverture du lieu.

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