Zo organiseer je een concertfeest

Een concertfeest staat of valt met de volgorde van regelen. Leg eerst locatie, artiesten, tijden en muziekrechten vast; daarna pas je geluidsinstallatie, catering en uitnodigingen. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vroeg, zodat je aantallen voor eten, drinken, stoelen en glazen kloppen. Op de dag zelf heb je vooral tijd nodig voor opbouw, soundcheck en artiestenontvangst. Met een afgedrukt draaiboek voorkom je dat praktische zaken tussen optredens door blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
6
Artiesten informeren
7
Locatie reserveren
8
Muziekrechten controleren
9
Geluidsapparatuur reserveren
10
Catering bestellen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Artiestenontvangst voorbereiden
14
Draaiboek afdrukken
15
Route en parkeren communiceren
16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Garderobe inrichten
2 personen
19
Podiumzone vrijmaken
2 personen
20
Speakers plaatsen
2 personen
21
Microfoons aansluiten
2 personen
22
Geluidsinstallatie testen
2 personen
23
Licht aansluiten
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Buffet en bar inrichten
3 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Servies klaarzetten
2 personen

Event

29
Artiesten ontvangen
2 personen
30
Gasten verwelkomen
2 personen
31
Jassen aannemen
2 personen
32
Programma toelichten
33
Optredens begeleiden
2 personen
34
Muziek afspelen tussen optredens
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken schenken
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Buffet aanvullen
2 personen
39
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen
41
Garderobe teruggeven
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Meubilair terugplaatsen
3 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Bar en keuken schoonmaken
2 personen
49
Zaal schoonmaken
3 personen
50
Toiletten schoonmaken
51
Voorraad controleren
52
Geleende spullen verzamelen
2 personen
53
Apparatuur retourneren
2 personen
54
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Barkrukkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 70
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerstatievenaantal 2
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Welkomstbord

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Koeltassenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de soundcheck ruim vóór de eerste gast arriveert. Reken voor speakers, mengpaneel, microfoons, statieven en kabels op minimaal 60 minuten testtijd; controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen.
Leg optredens, ombouwmomenten en pauzes op één tijdlijn vast. Geef artiesten hun aankomsttijd, parkeerinformatie en contactpersoon uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat niemand op het podium wacht.
Maak de podiumzone volledig vrij voordat je tafels en stoelen neerzet. Houd een vrije doorgang voor instrumenten en kabels en plak kabels af voordat het publiek binnenkomt.
Tel catering en servies op basis van de definitieve aanmeldingen. Bestel uiterlijk 3 dagen vooraf en zet dranken pas vlak voor opening koud in koelboxen of ijscontainers; anders is je koeling te vroeg leeg.
Open de locatie met een korte controlelijst: garderoberekken plaatsen, licht aansluiten, welkomstbord ophangen, koffiezetapparaat en waterkokers testen en het afgedrukte draaiboek klaarleggen. Reserveer hiervoor minstens 2 uur voor een klein concertfeest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concertfeest organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, artiesten en tijden. Regel muziekrechten, geluidsapparatuur en catering zodra de datum en het programma vaststaan; wacht voor die onderdelen niet tot de laatste 2 weken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een concertfeest?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, garderobe, podiumzone, licht en decoratie. Voeg minstens 60 minuten toe voor het aansluiten en testen van speakers, mengpaneel, microfoons en instrumentkabels.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een concertfeest?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het feest. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen en de aantallen voor catering, glazen en stoelen aan te passen.
Wat moet ik vóór de soundcheck van een concertfeest regelen?: Zorg dat podiumzone, stroompunten en kabelroutes klaar zijn voordat de artiesten testen. Plan de soundcheck uiterlijk 60 minuten vóór de eerste gast en houd daarna nog 15 minuten vrij voor storingen of een ontbrekende kabel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.