Cómo organizar un fiesta concierto sin perder el control
Un fiesta concierto combina invitados, actuaciones, comida y bastante coordinación técnica. Empieza cerrando el lugar, el aforo y el programa; después confirma artistas, sonido, música y catering antes de enviar la invitación definitiva. La última semana sirve para comprobar horarios, preferencias dietéticas, ruta y aparcamiento. El día del evento, trabaja por zonas: recepción, escenario, mesas y bebidas, y reserva tiempo para una prueba de sonido completa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
- 6
Informar a los artistas
- 7
Reservar el lugar
- 8
Comprobar los derechos de música
- 9
Reservar equipo de sonido
- 10
Pedir el catering
- 11
Comprobar la lista de la compra
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Preparar la recepción de artistas
- 14
Imprimir el plan de trabajo
- 15
Comunicar la ruta y el aparcamiento
- 16
Abrir la ubicación
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 18
Montar el guardarropa
2 personas
- 19
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 20
Colocar los altavoces
2 personas
- 21
Conectar los micrófonos
2 personas
- 22
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 23
Conectar la iluminación
2 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Preparar la vajilla
2 personas
Evento
- 29
Recibir a los artistas
2 personas
- 30
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
- 31
Recibir abrigos
2 personas
- 32
Presentar el programa
- 33
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 34
Poner música entre actuaciones
- 35
Servir aperitivos
3 personas
- 36
Servir bebidas
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Reponer el bufé
2 personas
- 39
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 40
Despedir a los invitados
2 personas
- 41
Devolver el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 42
Apagar el equipo
2 personas
- 43
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
- 44
Retirar la decoración
2 personas
- 45
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 46
Recoger la basura
3 personas
- 47
Lavar la vajilla
2 personas
- 48
Limpiar el bar y la cocina
2 personas
- 49
Limpiar la sala
3 personas
- 50
Limpiar los baños
- 51
Comprobar el inventario
- 52
Recoger los artículos prestados
2 personas
- 53
Devolver el equipo
2 personas
- 54
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Taburetes de barcant. 4
Vajilla
- Platoscant. 70
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 30
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Cartas del menúcant. 8
- Cartel de bienvenida
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 2
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Bolsas isotérmicascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregona
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de contratar el sonido: registra cada actuación, su duración y los cambios entre artistas. Envía los horarios y las necesidades técnicas a cada participante al menos 7 días antes.
- No dejes los derechos de música para el último momento. Compruébalos cuando reserves el lugar y confirma por escrito qué música y actuaciones estarán incluidas.
- Haz la lista de invitados y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Como referencia operativa, intenta tener las inscripciones cerradas 5 días antes para poder ajustar cantidades.
- Reserva una franja exclusiva para el montaje técnico. Coloca altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables e iluminación y realiza la prueba de sonido como mínimo 2 horas antes de recibir al primer invitado.
- Prepara la llegada de artistas y del público por separado: imprime el plan de trabajo, comunica la ruta y el aparcamiento y deja listas la recepción, el guardarropa y la zona del escenario antes de abrir la ubicación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un fiesta concierto?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar artistas, revisar los derechos de música y contratar el equipo de sonido. Deja la última semana para cerrar invitados, catering, horarios y logística.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?
- Hazla al menos 2 horas antes de la llegada del público. Incluye todos los micrófonos, instrumentos, altavoces, cables, iluminación y los cambios previstos entre actuaciones.
- ¿Cuándo cerrar la lista de invitados y el catering?
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas unos 5 días antes. Pide el catering después de esa fecha, dejando margen para confirmar cantidades, bebidas, vajilla y servicio.
- ¿Qué hay que preparar el día del fiesta concierto?
- Llega entre 4 y 5 horas antes si hay montaje de sonido, iluminación y mobiliario. Primero despeja el escenario y conecta el equipo; después coloca mesas, sillas, guardarropa, decoración, bebidas y la recepción de artistas.
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