Konzertfest organisieren: der Ablauf, der funktioniert
Ein Konzertfest gelingt, wenn Programm, Technik und Gästebetreuung in der richtigen Reihenfolge geplant werden. Beginne mit Gästeliste, Location und Auftrittszeiten, bevor du Einladungen, Künstler und Catering festlegst. Danach prüfst du Musikrechte und reservierst die Tonanlage. Am Veranstaltungstag zählen klare Aufbauzeiten: Bühne freimachen, Lautsprecher und Mikrofone anschließen, Licht testen und erst danach Getränke, Empfang und Dekoration vorbereiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Auftritte und Zeiten festlegen
2 Personen
- 6
Künstler informieren
- 7
Location reservieren
- 8
Musikrechte prüfen
- 9
Tonanlage reservieren
- 10
Catering bestellen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Künstlerempfang vorbereiten
- 14
Drehbuch ausdrucken
- 15
Anfahrt und Parken kommunizieren
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Garderobe einrichten
2 Personen
- 19
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
- 20
Lautsprecher aufstellen
2 Personen
- 21
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 22
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 23
Licht anschließen
2 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Event
- 29
Künstler empfangen
2 Personen
- 30
Gäste begrüßen
2 Personen
- 31
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 32
Programm vorstellen
- 33
Auftritte betreuen
2 Personen
- 34
Musik zwischen den Auftritten abspielen
- 35
Snacks servieren
3 Personen
- 36
Getränke ausschenken
2 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Buffet auffüllen
2 Personen
- 39
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 40
Gäste verabschieden
2 Personen
- 41
Garderobe zurückgeben
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
- 44
Dekoration entfernen
2 Personen
- 45
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 46
Abfall sammeln
3 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 48
Bar und Küche reinigen
2 Personen
- 49
Saal reinigen
3 Personen
- 50
Toiletten reinigen
- 51
Bestand prüfen
- 52
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 53
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 54
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- GarderobenständerAnz. 2
- BarhockerAnz. 4
Geschirr
- TellerAnz. 70
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 30
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherstativeAnz. 2
- InstrumentenkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 8
- Willkommensschild
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 2
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- KühltaschenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischset
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Auftritte und Zeiten fest, bevor du die Einladungen verschickst. Plane für jeden Auftritt zusätzlich 15 Minuten Wechsel- oder Umbauzeit ein, damit sich das Programm nicht sofort verschiebt.
- Reserviere Location und Tonanlage frühzeitig und kläre die Stromversorgung mindestens 2 Wochen vorher. Prüfe, wie viele Steckdosen verfügbar sind und ob Verlängerungskabel für Mischpult, Lautsprecher und Licht gebraucht werden.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzertfest. Bestelle das Catering erst danach und rechne Getränke getrennt für Gäste und Künstlerempfang.
- Plane den Technikaufbau vor dem Einlass ein: mindestens 90 Minuten für Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Licht. Führe anschließend einen vollständigen Soundcheck mit jedem Mikrofon und jedem Auftritt durch.
- Kommuniziere Anfahrt und Parken spätestens 3 Tage vorher und drucke das Drehbuch am Vortag aus. Am Veranstaltungstag öffnest du die Location zuerst, richtest Bühne und Garderobe ein und stellst danach Tische, Stühle und Getränke bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Konzertfest organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Auftrittszeiten. Künstler, Musikrechte, Tonanlage und Catering sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Wann sollte die Tonanlage für ein Konzertfest getestet werden?
- Plane den vollständigen Soundcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Teste jedes Mikrofon, Instrumentenkabel, Lautsprecher und die Lichtanschlüsse einzeln, bevor Gäste eintreffen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Konzertfest?
- Rechne für Bühne, Tische, Stühle, Garderobe, Tonanlage und Licht mit mindestens 2 Stunden. Bei mehreren Auftritten oder umfangreicher Dekoration sind 3 Stunden realistischer.
- Wann muss man Catering und Ernährungswünsche klären?
- Sammle Ernährungswünsche bis 7 Tage vor dem Konzertfest und bestelle danach das Catering. Getränke und Kühlung solltest du spätestens am Vortag bereitstellen, damit am Veranstaltungstag Zeit für Technik und Empfang bleibt.
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