Organiser une soirée concert sans improviser

Une soirée concert se prépare dans un ordre précis : confirmer le public, le lieu et les artistes avant de commander le matériel ou le repas. Commence par établir la liste des invités, recueillir les besoins alimentaires et fixer les horaires des spectacles. Ensuite, vérifie les droits musicaux, la sonorisation et l’accueil des artistes. Le jour même, prévois plusieurs heures pour installer les tables, dégager la scène, tester le son et refroidir les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
6
Informer les artistes
7
Réserver le lieu
8
Vérifier les droits musicaux
9
Réserver le matériel de sonorisation
10
Commander le catering
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Préparer l’accueil des artistes
14
Imprimer le déroulé
15
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Aménager le vestiaire
2 personnes
19
Dégager la zone du podium
2 personnes
20
Installer les haut-parleurs
2 personnes
21
Brancher les microphones
2 personnes
22
Tester le système de sonorisation
2 personnes
23
Brancher l’éclairage
2 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Préparer la vaisselle
2 personnes

Événement

29
Accueillir les artistes
2 personnes
30
Accueillir les invités
2 personnes
31
Prendre les vestes
2 personnes
32
Présenter le programme
33
Accompagner les spectacles
2 personnes
34
Passer de la musique entre les spectacles
35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
36
Servir les boissons
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
39
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
40
Raccompagner les invités
2 personnes
41
Rendre le vestiaire
2 personnes

Suivi

42
Éteindre l’équipement
2 personnes
43
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Remettre le mobilier en place
3 personnes
46
Rassembler les déchets
3 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Nettoyer le bar et la cuisine
2 personnes
49
Nettoyer la salle
3 personnes
50
Nettoyer les toilettes
51
Vérifier les stocks
52
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
53
Retourner le matériel
2 personnes
54
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portantsqté 2
Tabourets de barqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 70
Verresqté 80
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Cartes de menuqté 8
Panneau d’accueil

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Sacs isothermesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les artistes avant d’envoyer les invitations. Envoie celles-ci au moins 3 semaines à l’avance et fixe une date limite d’inscription 7 jours avant la soirée.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Garde une marge de quelques portions pour les réponses tardives.
Prépare un déroulé imprimé avec les horaires des spectacles, l’accueil des artistes et les changements de plateau. Donne-le aux artistes et aux personnes responsables au moins 48 heures avant.
Réserve la sonorisation dès que le programme est confirmé : haut-parleurs, table de mixage, microphones, pieds et câbles doivent être compatibles. Prévois un test complet 2 heures avant l’arrivée du public.
Ne garde pas l’installation pour la dernière demi-heure. Ouvre le lieu au moins 4 heures avant, installe les tables et les chaises, aménage le vestiaire, branche l’éclairage et mets les boissons au frais dès le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée concert ?: Prévois idéalement 3 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les artistes, vérifier les droits musicaux, recueillir les inscriptions et commander la sonorisation et le catering.
Quand envoyer les invitations pour une soirée concert ?: Envoie-les au moins 3 semaines avant la date. Demande une réponse définitive 7 jours avant afin d’ajuster le repas, les verres, les chaises et l’accueil.
À quelle heure faut-il installer une soirée concert ?: Ouvre le lieu environ 4 heures avant l’arrivée du public. Consacre les 2 premières heures aux tables, au vestiaire, à la scène et aux branchements, puis garde au moins 2 heures pour tester le son et l’éclairage.
Que faut-il vérifier avant le début du concert ?: Vérifie les microphones, les câbles, la table de mixage, les haut-parleurs et les prises au moins 60 minutes avant l’ouverture. Contrôle aussi le déroulé imprimé, l’itinéraire, le stationnement, les boissons et l’espace réservé aux artistes.

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