Concertavond organiseren: checklist van plan tot afbouw
Een concertavond vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je moet bezoekers, programma, techniek, catering en de inrichting op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en artiesten en werk daarna toe naar een vast programma en een complete briefing. Controleer in de laatste week vooral technische wensen, muziekbestanden, dieetwensen en sleutels. Op de dag zelf draait alles om een tijdige locatie-inspectie, veilige bekabeling en een entree die vóór de eerste soundcheck klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Artiesten vastleggen
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen controleren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Programma opstellen
Artiestenbriefing versturen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie inspecteren
2 personen
Materialen naar binnen brengen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Bar en uitgiftepunt opbouwen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons en standaards plaatsen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en bar bevoorraden
3 personen
Event
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Programma aankondigen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Pauze catering aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Garderobe en entree controleren
2 personen
Derde optreden begeleiden
2 personen
Buffet opnieuw aanvullen
2 personen
Publieksruimte netjes houden
2 personen
Vierde optreden begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Einde concert aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Garderobematerialen sorteren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 100
- Statafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Kleedkamertafelsaantal 2
- Kleedkamerstoelenaantal 8
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 8
Apparatuur
- PA-luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Dynamische microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- DI-boxenaantal 3
- Instrumentkabelsaantal 8
- XLR-kabelsaantal 12
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Gaffer tapeaantal 6
- Laptop
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 6
- LED-werklampenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
Decoratie
- Concertbannersaantal 3
- Tafelkledenaantal 12
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Programmapostersaantal 10
- Garderobehangersaantal 120
- Garderobenummersaantal 150
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsboxenaantal 3
- Schenk kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Recyclingbakkenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Toiletborstelsaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk enkele weken vooraf per artiest de technische wensen, aanlevertijd, setduur en benodigde aansluitingen vast. Controleer daarna of je PA-luidsprekers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen en kabels echt bij elkaar passen.
- Plan de soundcheck vóór de deuren opengaan en houd per optreden tijd vrij voor aansluiten, lijncontrole en een korte repetitie. Reserveer ook extra tijd voor wijzigingen in muziekbestanden of een ontbrekende kabel.
- Maak de bezoekerslijst en dieetwensen niet pas op de dag zelf definitief. Bestel de catering nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en zet houdbare producten apart klaar, zodat koeling en uitgifte niet door elkaar lopen.
- Richt entree, garderobe en bar in voordat bezoekers arriveren. Zet stoelen, statafels, garderoberekken en buffettafels neer op basis van de looproute en houd kabels uit publieksdoorgangen met kabelmatten en gaffer tape.
- Controleer op de ochtend zelf de locatiesleutels, stroompunten en vluchtroutes. Leg verlenghaspels, stekkerdozen, reservebatterijen en LED-werklampen klaar voordat materialen en podiumverlichting worden opgebouwd.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een concertavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Controleer vergunningen en reserveringen direct daarna, omdat die onderdelen de rest van het programma bepalen.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een concertavond?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het concert. Dan kun je de bezoekerslijst, dieetwensen en catering nog tijdig verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een concertavond?
- Reken minimaal 4 uur voor het naar binnen brengen van materialen, podium- en lichtopbouw, soundcheck en het inrichten van entree, garderobe en bar. Plan bij meerdere artiesten of complexe techniek minstens 1 uur extra.
- Wanneer moet de artiestenbriefing klaar zijn?
- Verstuur de briefing uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin het programma, aankomsttijd, soundcheck, technische afspraken, kleedkamerinformatie en het contactpunt op de avond zelf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!