Checklist pour organiser une soirée concert

Une soirée concert se prépare bien avant l’arrivée du public : il faut verrouiller la date, le lieu, les artistes et les autorisations, puis coordonner les inscriptions, le catering et la technique. Les derniers jours servent surtout à confirmer les horaires, les besoins alimentaires et le matériel. Le jour même, prévois assez de temps pour récupérer les clés, inspecter la salle, installer les tables, le vestiaire, le bar et la sonorisation. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 51 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver les artistes
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Rassembler les informations sur les artistes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Élaborer le programme
Envoyer le briefing aux artistes
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Inspecter le lieu
2 personnes
Faire entrer le matériel
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Monter le bar et le point de service
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer les microphones et les pieds
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Approvisionner le buffet et le bar
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer le programme
Encadrer la première prestation
2 personnes
Réapprovisionner le catering de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Vérifier le vestiaire et l'entrée
2 personnes
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Maintenir l’espace public propre
2 personnes
Encadrer la quatrième prestation
2 personnes
Servir le dernier tour
3 personnes
Annoncer la fin du concert
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Rapporter les clés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Trier les articles de vestiaire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables hautesqté 10
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones dynamiquesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 8
Câbles XLRqté 12
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes de travail LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Bannières de concertqté 3
Nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 10
Cintres de vestiaireqté 120
Numéros de vestiaireqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 3
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 4
Bacs de rangementqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de recyclageqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance, puis réserve les artistes avant d’envoyer les invitations. Demande immédiatement leurs horaires d’arrivée et leurs besoins techniques.
Envoie le briefing aux artistes 7 jours avant la soirée. Ajoute les horaires de passage, les fichiers musicaux attendus, les contacts sur place et l’heure limite pour les balances.
Traite les inscriptions au fil de l’eau et relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement. Demande les besoins alimentaires avant de confirmer la commande du catering.
Prévois une vraie fenêtre de montage le jour même : compte au minimum 3 heures pour faire entrer le matériel, installer les tables et les chaises, monter le bar et vérifier la sonorisation.
Ne laisse pas les détails techniques au dernier moment : teste les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les câbles XLR, les multiprises et les passe-câbles avant l’ouverture des portes. Garde des piles, du ruban gaffer et des rallonges en réserve.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée concert ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les artistes, vérifier les autorisations, traiter les inscriptions et commander le catering sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée concert ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date, avec une date limite de réponse fixée environ 10 à 14 jours avant l’événement. Tu pourras ainsi mettre à jour la liste des visiteurs et confirmer les quantités au traiteur.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée concert ?: Compte au moins 3 heures sur place pour récupérer les clés, inspecter le lieu, installer le mobilier, le vestiaire, le bar et la technique. Ajoute 30 à 45 minutes pour les tests audio et les derniers réglages.
Quand faut-il confirmer le catering et les besoins alimentaires ?: Recueille les besoins alimentaires au plus tard 10 à 14 jours avant la soirée, puis confirme la commande environ 7 jours avant. Vérifie les quantités finales après la clôture des inscriptions.

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