Konzertabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Auftritte und Zeiten früh fest und verschicke das Künstlerbriefing spätestens 7 Tage vorher. Darin sollten Ankunft, Soundcheck, Auftrittsdauer, Musikdateien und technische Anforderungen stehen.
• Prüfe die Technik nicht erst beim Aufbau: Teste Mischpult, PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mikrofone, DI-Boxen und alle Kabel mindestens 24 Stunden vor dem Konzert. Lege Ersatzbatterien und Gaffer Tape griffbereit.
• Plane den Einlass rückwärts. Eingang, Garderobe, Bar und Ausgabestelle sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn betriebsbereit sein, damit letzte Anmeldungen oder fehlende Stühle nicht den Einlass verzögern.
• Kühle die Getränke am Vortag und stelle lagerfähiges Catering vor dem Aufbau bereit. Teller, Besteck, Trinkgläser, Kaffeetassen und Serviertabletts gehören an einen festen Ausgabepunkt, nicht in mehrere Kartons im Lager.
• Plane die Raumkontrolle nach dem Aufbau ein: Prüfe Wege, Kabelmatten, Lichtstative, LED-Arbeitslampen und Sitzplätze einmal aus Sicht des Publikums. Für die Abschlusskontrolle solltest du mindestens 30 Minuten vor dem Einlass reservieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Konzertabend organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Künstlern und Reservierungen. Genehmigungen und technische Anforderungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geprüft sein.

Wann sollte man die Einladungen für einen Konzertabend verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher, bei begrenzten Plätzen eher 6 Wochen vorher. Aktualisiere die Besucherliste bis 2 Tage vor dem Termin und erfasse Ernährungswünsche dabei direkt.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Konzertabend?

Plane für Möbel, Eingang, Garderobe, Bar, Technik und Licht mindestens 3 Stunden ein. Der Soundcheck sollte zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass stattfinden.

Was muss man am Tag des Konzertabends zuerst erledigen?

Hole zuerst den Standortschlüssel ab und inspiziere die Location, bevor Materialien hineingebracht werden. Danach kommen Strom, Bühne und Technik, anschließend Tische, Stühle, Garderobe, Bar und die Abschlusskontrolle.

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