Checklist para organizar tu noche de concierto

Organizar una noche de concierto exige coordinar artistas, horarios, permisos, público y necesidades técnicas en el orden correcto. Esta checklist reúne 69 tareas y 51 materiales para que puedas avanzar desde la reserva del lugar hasta el montaje del bar, el guardarropa y el escenario. Empieza por confirmar la fecha, la ubicación y los artistas; después cierra inscripciones, catering y producción. El día del concierto, reserva tiempo para inspeccionar el recinto, introducir los materiales y probar el sonido antes de recibir a los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Confirmar a los artistas
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Recopilar información de los artistas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Reunir archivos de música
Elaborar el programa
Enviar briefing a los artistas
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Inspeccionar el lugar
2 personas
Introducir los materiales
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Montar el bar y el punto de servicio
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colocar micrófonos y soportes
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reabastecer el buffet y el bar
3 personas

Evento

Atender la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Anunciar el programa
Acompañar la primera actuación
2 personas
Reponer el catering del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Controlar el guardarropa y la entrada
2 personas
Acompañar la tercera actuación
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Mantener ordenada la zona de público
2 personas
Acompañar la cuarta actuación
2 personas
Servir la última ronda
3 personas
Anunciar el final del concierto
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Empacar el equipo
3 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Devolver las llaves
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Clasificar los materiales del guardarropa

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesas altascant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Mesas de vestuariocant. 2
Sillas del vestuariocant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos dinámicoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 3
Cables de instrumentoscant. 8
Cables XLRcant. 12
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6
Portátil
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Lámparas de trabajo LEDcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2

Decoración

Banners del conciertocant. 3
Mantelescant. 12
Señales de orientacióncant. 8
Pósteres del programacant. 10
Perchas para el guardarropacant. 120
Números de guardarropacant. 150

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajas de hielocant. 3
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de reciclajecant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Confirma las necesidades técnicas de cada artista al menos 2 semanas antes: número de micrófonos, cajas DI, cables XLR, monitores y entradas de la mesa de mezclas. No des por hecho que todos usan el mismo montaje.
Cierra el programa y envía el briefing a los artistas entre 5 y 7 días antes. Incluye horarios de llegada, prueba de sonido, actuación, pausas y persona de contacto para evitar cambios durante el montaje.
Revisa permisos, reservas y llaves del recinto como mínimo 14 días antes. El día anterior, deja listas las bebidas frías y el catering no perecedero para no mezclar compras, montaje y recepción de artistas.
Calcula el material del público antes de comprar: cuenta sillas, mesas, vasos reutilizables, platos y cubiertos según las inscripciones confirmadas, y añade un margen del 10 % para reposiciones y asistentes no previstos.
Programa la inspección del lugar entre 3 y 4 horas antes de abrir puertas. Comprueba tomas eléctricas, recorridos de cables, alfombrillas, iluminación LED, entrada, guardarropa, bar y punto de servicio antes de colocar al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de concierto?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, confirmar artistas y comprobar permisos. Deja cerrados el programa, el catering y las necesidades técnicas al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que enviar el briefing a los artistas?: Envíalo entre 5 y 7 días antes del concierto, cuando ya estén confirmados los horarios y la información técnica. Pide que avisen de cualquier cambio en un plazo de 48 horas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el sonido y las luces?: Reserva al menos 3 horas antes de la apertura para introducir materiales, montar altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos y luces. Añade tiempo para una prueba de sonido completa con cada actuación.
¿Cuántas bebidas necesito para una noche de concierto?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por persona por cada hora adicional. Ajusta la compra según la duración, las inscripciones y si también habrá café o catering.

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