Concert organiseren: checklist van voorbereiding tot afbouw

Een concert organiseren vraagt meer dan muzikanten en een podium regelen. Je stemt repetities, vergunningen, kaartverkoop, catering en techniek op elkaar af, zodat de opbouw niet vastloopt. Begin met datum, locatie en bezetting en werk daarna naar een draaiboek met vaste tijden. Op de concertdag bepalen een vrije laadroute, veilige kabels en een ingerichte entree of het publiek rustig binnenkomt. Gebruik deze checklist om per fase te controleren wat geregeld en aanwezig moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Muzikanten vastleggen
Repetitietijden afstemmen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Apparatuur reserveren
Vervoer voor instrumenten regelen
Programma en tijden maken
Publieksinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Instrumenten laden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laadroute vrijmaken
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
3 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Techniek testen
3 personen
Instrumenten stemmen
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Deuren en vluchtroutes controleren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kaarten en polsbandjes controleren
2 personen
Openingsact begeleiden
2 personen
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pauze aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Borg en gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8

Decoratie

Achterdoek
Affichehoudersaantal 4

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Overig

Polsbandjesaantal 120
Entreekaartenaantal 120
Pennenaantal 12
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Markeerstiftenaantal 6
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4

Tips

Leg muzikanten, repetitietijden en het programma vroeg vast. Stuur publieksinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het concert, zodat bezoekers weten hoe laat de deuren openen en waar ze binnenkomen.
Reserveer geluidsapparatuur en verlichting ruim vóór de opbouw. Controleer per microfoon en instrument de kabels, DI-boxen, monitorluidsprekers en reservebatterijen; één ontbrekende verbinding kan de soundcheck vertragen.
Plan op de concertdag minimaal 3 uur voor laden, podiumopbouw, licht, geluid en kabelafwerking. Maak de laadroute vooraf vrij en controleer alle kabels met kabelgoten voordat stoelen en tafels worden geplaatst.
Open de online kaartverkoop zodra datum, locatie en programma definitief zijn. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en bestel catering niet pas nadat de kaartverkoop sluit.
Richt entree en garderobe vóór de soundcheck in. Zet stoelen, tafels en garderoberekken klaar en houd podiumtrappen, instrumenten en flightcases uit de publieksroute; dat voorkomt gedrang bij binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, muzikanten, vergunningen en verzekering. Open de kaartverkoop zodra programma en locatie definitief zijn; plan de technische opbouw minimaal 3 uur vóór publieksopening.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een concert?: Reken voor een kleine tot middelgrote concertproductie op minimaal 3 uur voor laden, podiumdelen, geluid, verlichting en kabels. Plan daarnaast tijd voor een volledige soundcheck en houd minstens 30 minuten buffer aan.
Wanneer moet ik de catering voor een concert regelen?: Reserveer catering zodra je een eerste bezoekersaantal hebt en bevestig de aantallen 5 tot 7 dagen voor het concert. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding, zodat je niet op de dag zelf nog passende maaltijden hoeft te zoeken.
Wat moet ik controleren vóór het publiek binnenkomt bij een concert?: Controleer 30 tot 60 minuten vóór de deuren openen de entree, garderobe, publieksinformatie, stoelen en vlucht- en looproutes. Test ook microfoons, monitoren, verlichting en alle aansluitingen en werk losse kabels volledig af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.