Checklist pour organiser un concert sans rien oublier

Un concert se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu, les artistes et les autorisations, puis la billetterie, le catering et la technique. Le jour J, prévois assez de temps pour le déchargement, le montage de la scène, les branchements et les balances. Cette checklist suit les étapes concrètes, de la première réservation à l’accueil du public. Elle t’aide aussi à vérifier les détails souvent oubliés, comme les câbles sécurisés, les piles de rechange et la libération de la zone de chargement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver les musiciens
Coordonner les horaires de répétition
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver l’équipement
Organiser le transport des instruments
Établir le programme et les horaires
Envoyer les informations au public
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Charger les instruments
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Installer les chaises et les tables
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Accorder les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Vérifier les portes et les issues de secours
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les billets et les bracelets
2 personnes
Accompagner le numéro d’ouverture
2 personnes
Encadrer la prestation principale
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Gérer la caution et les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 100
Tablesqté 10
Portantsqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8

Décoration

Fond de scène
Porte-affichesqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 3
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Autre

Braceletsqté 120
Billets d’entréeqté 120
Stylosqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Marqueursqté 6
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de confirmer les musiciens : vérifie ensuite les autorisations et l’assurance, car ces démarches peuvent prendre plusieurs semaines.
Établis le programme avec les horaires de répétition, de balance, d’ouverture des portes et de début du concert. Envoie les informations pratiques au public au moins 3 jours avant l’événement.
Prévois une personne dédiée à la billetterie et aux inscriptions jusqu’à l’ouverture des portes. Regroupe aussi les besoins alimentaires avant de confirmer le catering.
Réserve le matériel sonore et l’éclairage assez tôt : la liste comprend notamment haut-parleurs, subs, table de mixage, microphones, boîtiers DI, retours et projecteurs de scène.
Garde une vraie marge le jour J pour charger et transporter les instruments, installer les éléments de scène, brancher la lumière et sécuriser les câbles. Libère la zone de chargement dès que le matériel est à l’intérieur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, les musiciens, le matériel et le catering. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les horaires, traiter les inscriptions et envoyer les informations au public.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert ?: Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 3 à 6 semaines avant le concert. Arrête les inscriptions ou prépare la liste finale au plus tard la veille.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?: Réserve au minimum 3 heures pour décharger, monter les éléments de scène, installer les haut-parleurs, microphones et retours, puis effectuer les branchements. Ajoute au moins 1 heure pour les balances et les corrections techniques.
Que faut-il vérifier juste avant l’ouverture des portes ?: Vérifie les billets et inscriptions, l’entrée, le vestiaire, les chaises et tables, ainsi que le catering. Contrôle aussi les câbles, les multiprises, les rallonges, les piles de rechange et l’éclairage avant d’accueillir le public.

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