Checklist para organizar un concierto sin dejar nada atrás

Organizar un concierto requiere coordinar artistas, público, permisos y montaje técnico en un orden preciso. Esta checklist reúne 49 tareas y 48 elementos para preparar el evento desde la fecha y la venta de entradas hasta la apertura del recinto. Incluye también los detalles que suelen retrasarse: transporte de instrumentos, pruebas de sonido, cables seguros, guardarropa y catering. Úsala como guía de trabajo y marca cada punto antes de pasar al siguiente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Contratar músicos
Coordinar los horarios de ensayo
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar equipo
Gestionar el transporte de los instrumentos
Crear el programa y los horarios
Enviar información al público
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Cargar los instrumentos
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la ruta de carga
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Montar sillas y mesas
3 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la restauración
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Afinar los instrumentos
3 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Comprobar las puertas y las rutas de evacuación
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Comprobar las entradas y las pulseras
2 personas
Guiar el acto inaugural
2 personas
Coordinar la actuación principal
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Anunciar el descanso
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver el equipo
2 personas
Gestionar la fianza y los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 100
Mesascant. 10
Percheroscant. 3

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8

Decoración

Telón de fondo
Portapósterescant. 4

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 6
Sacacorchoscant. 3
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 3
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 16

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Otros

Pulserascant. 120
Entradascant. 120
Bolígrafoscant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 200
Rotuladores fosforescentescant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4

Consejos

Confirma la fecha y el lugar antes de contratar a los músicos. Después, reserva tiempo para los ensayos y deja un horario escrito para artistas, técnicos y apertura de puertas.
Revisa los permisos y el seguro con varias semanas de antelación. También conviene enviar la información al público antes del concierto, especialmente los horarios, el acceso y cualquier indicación sobre entradas.
No esperes al día del evento para resolver el transporte de los instrumentos. Define quién carga, descarga y supervisa el material, y despeja la ruta de carga antes de abrir el recinto.
Programa el montaje por fases: escenario, sonido, iluminación, sillas y entrada. Reserva tiempo para asegurar cables con canaletas, probar micrófonos y comprobar que los altavoces de monitor funcionan.
Calcula el servicio de comida y bebida según las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas. Comprueba la vajilla, las neveras portátiles y los utensilios durante la compra, no cuando llegue el catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?: Empieza al menos 6-8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, músicos, permisos, seguro y venta de entradas. Deja la última semana para confirmar horarios, catering, transporte y necesidades técnicas.
¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?: Programa la prueba después de montar el escenario y conectar la mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI y monitores. Reserva como mínimo 60-90 minutos antes de la apertura al público.
¿Cuántos cables y regletas hacen falta para un concierto?: Prepara un cable de instrumento por cada conexión prevista y añade al menos un 20% de repuesto. Cuenta también las regletas y los alargadores según la distribución real del escenario y asegura cada recorrido con canaletas.
¿Cuándo hay que enviar la información al público?: Envía las instrucciones principales entre 3 y 7 días antes del concierto. Incluye la hora de apertura, el programa, el acceso, la información sobre entradas y cualquier indicación relacionada con el guardarropa o el catering.

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