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Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Konzert steht und fällt mit dem Ablauf hinter der Bühne. Lege zuerst Datum, Ort, Musiker und Probezeiten fest und kläre danach Genehmigungen, Versicherung und Ticketverkauf. Technik, Instrumententransport und Catering brauchen eigene Vorlaufzeiten. Am Veranstaltungstag zählen ein freier Ladeweg, sicher verlegte Kabel und ein klarer Zeitplan für Aufbau, Soundcheck, Einlass und Garderobe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Musiker festlegen

  • Probezeiten abstimmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Ticketverkauf eröffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Ausrüstung reservieren

  • Transport für Instrumente organisieren

  • Programm und Zeiten erstellen

  • Publikumsinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Instrumente verladen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Ladeweg freimachen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    3 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Bar und Ausgabestelle einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Instrumente stimmen

    3 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Türen und Fluchtwege prüfen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Karten und Armbänder kontrollieren

    2 Personen

  • Eröffnungsshows begleiten

    2 Personen

  • Hauptauftritt begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente einpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Kaution und Fundsachen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • BühnentreppenAnz. 2
  • StühleAnz. 100
  • TischeAnz. 10
  • GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 3
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8

Dekoration

  • Hintergrundvorhang
  • PlakathalterAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe
  • GetränkespenderAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 16

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Sonstiges

  • ArmbänderAnz. 120
  • EintrittskartenAnz. 120
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 200
  • MarkerAnz. 6
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • TaschenlampenAnz. 4

Tipps

  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Für Bühnenelemente, Tonanlage, Beleuchtung und Kabel solltest du mehrere Stunden vor dem Publikum vor Ort sein. Halte zusätzlich Zeit für Soundcheck und kleine Reparaturen frei.
  • Kläre den Instrumententransport frühzeitig und reserviere ein Fahrzeug mit ausreichend Ladefläche. Instrumente sollten beim Verladen, Transport und Ausladen einer festen Reihenfolge folgen, damit nichts am Veranstaltungsort fehlt.
  • Verschicke Publikumsinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Sende Programm, Beginn, Einlass, Anreisehinweise und Informationen zur Garderobe spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
  • Prüfe die technische Ausstattung nicht nur auf Vollständigkeit, sondern auch auf Ersatzbedarf: Neben Mikrofonen, Kabeln und DI-Boxen gehören Ersatzbatterien und zusätzliche Verlängerungskabel in die Kontrolle.
  • Richte Eingang und Garderobe vor dem Einlass vollständig ein. Stühle, Tische, Garderobenständer, Plakathalter und die benötigten Gläser oder Kaffeetassen sollten dann bereits an ihrem Platz stehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Konzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Musikern und Genehmigungen. Ticketverkauf, Catering, Ausrüstung und Transport sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Konzert starten?
Eröffne den Online-Ticketverkauf, sobald Datum, Ort, Programm und Einlasszeiten bestätigt sind. Bei einem kleineren Konzert sind 4 bis 8 Wochen Vorverkaufszeit meist sinnvoll.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Konzertbühne?
Plane für Bühnenelemente, Tonanlage, Beleuchtung, Kabel und Bestuhlung mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Für Soundcheck und Korrekturen kommen normalerweise weitere 60 bis 90 Minuten hinzu.
Wann soll man die Konzertinformationen an das Publikum schicken?
Sende die wichtigsten Informationen 3 bis 5 Tage vor dem Konzert. Bei Änderungen an Beginn, Einlass, Programm oder Anreise solltest du sofort eine aktualisierte Nachricht verschicken.

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