Concert organiseren: checklist van boeking tot laatste kabel

Een concert organiseren vraagt meer dan artiesten boeken en een programma maken. Je moet de locatie, technische wensen, bezoekersregistratie, catering en de praktische uitvoering op elkaar afstemmen. Deze checklist verdeelt het werk over 77 taken, zodat je weet wat eerst moet gebeuren en wat op de concertdag niet mag blijven liggen. Denk vooral op tijd aan techniek, optreedtijden, route-informatie, noodcontacten en het controleren van alle apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Artiesten boeken
2 personen
Locatie reserveren
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Techniek reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Optreedtijden delen
Routebeschrijving versturen
Weersverwachting controleren
Noodcontacten verzamelen
Plattegrond afdrukken
Programma afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Sleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Laadzone vrijmaken
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Stroompunten testen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Publieksinformatie ophangen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
EHBO-koffer klaarzetten

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Garderobe bemensen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Barwerkplek schoonhouden
Toiletten tussentijds controleren
Publiek naar plaatsen begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Pauzedranken aanvullen
2 personen
Artiesten begeleiden
Geluidsniveau controleren
Laatste optreden afronden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
Podium afbreken
4 personen
Stoelen terugplaatsen
3 personen
Tafels terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Garderobespullen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Podiumrok
Statafelsaantal 8
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Mengtafel
Hoofdluidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Laptopstandaard
Reservebatterijenaantal 20
Muzieklessenaarsaantal 6
Geluidsisolatiepanelenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarren

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen vast zodra de artiesten zijn geboekt. Noteer per optreden welke microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels en aansluitingen nodig zijn; zo reserveer je de juiste mengtafel en geluidsinstallatie.
Plan het programma met concrete aankomst-, soundcheck- en optreedtijden. Deel de definitieve tijden uiterlijk enkele dagen vooraf met artiesten, vrijwilligers en techniek, zodat niemand op de concertdag naar het schema hoeft te zoeken.
Werk de bezoekerslijst door tot vlak voor het concert. Verwerk aanmeldingen, bevestig reserveringen en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt; een laatste controle 48 uur vooraf voorkomt ontbrekende plaatsen of maaltijden.
Maak de publieksroute zichtbaar op de locatie. Print een plattegrond en programma, regel routebeschrijving en bewegwijzering en controleer vooraf waar garderoberekken, stoelen, statafels en kabelmatten veilig kunnen staan.
Doe de laatste materiaal- en apparatuurcontrole niet pas bij aanvang. Test microfoons, hoofdluidsprekers, podiummonitoren, stroomhaspels en kabels minimaal één dag eerder en leg reservebatterijen en sleutels klaar op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met artiesten boeken en de locatie reserveren. Plan de techniek, uitnodigingen en catering daarna in vaste stappen, met de laatste bevestigingen in de week voor het concert.
Wanneer moet ik de techniek voor een concert regelen?: Verzamel de technische wensen direct na het boeken van de artiesten en reserveer de apparatuur uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Controleer alle aansluitingen en kabels nogmaals minimaal 1 dag voor het optreden.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een concert?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het concert. Bevestig reserveringen en werk de bezoekerslijst daarna nog één keer bij.
Hoeveel tijd heb ik op de concertdag nodig voor de opbouw?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor podium, geluid, stoelen, garderobe en bewegwijzering. Plan daarna tijd voor soundcheck en een korte veiligheidscontrole voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.