Checklist para organizar un concierto sin olvidos

Organizar un concierto requiere coordinar artistas, espacio, público y equipo técnico en un orden concreto. Empieza por contratar a los artistas y reservar el lugar; después cierra el programa musical, las necesidades técnicas y las reservas. En las semanas previas tendrás que gestionar invitaciones, inscripciones, catering y voluntarios. El día del concierto, comprueba el montaje, enfría las bebidas, prepara los aperitivos y deja impresos el plano y el programa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Contratar artistas
2 personas
Reservar el lugar
Registrar el programa musical
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Confirmar las reservas
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica
Asignar voluntarios
2 personas
Compartir los horarios de actuación
Enviar indicaciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recopilar contactos de emergencia
Imprimir el plano
Imprimir el programa
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Recoger las llaves
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Probar puntos de corriente
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la barra
3 personas
Montar aperitivos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Colgar la información para el público
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
Preparar el botiquín de primeros auxilios

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la zona de trabajo del bar
Comprobar los baños periódicamente
Guiar al público a sus asientos
2 personas
Anunciar las actuaciones
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
Acompañar a los artistas
Comprobar el nivel de sonido
Cerrar la última actuación
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Volver a colocar las sillas
3 personas
Volver a colocar las mesas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver las llaves
Ordenar la ropa de guardarropa
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Falda de escenario
Mesas altascant. 8
Mesascant. 10
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 120

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces principalescant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Soporte para portátil
Baterías de repuestocant. 20
Atriles de músicacant. 6
Paneles de insonorizacióncant. 4

Vajilla

Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de emergenciacant. 4

Decoración

Telón de fondo del escenario
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 8
Decoraciones de mesacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpieza

Catering

Compras

Consejos

Cierra las necesidades técnicas antes de reservar el equipo: confirma cuántos micrófonos, soportes, monitores, cajas DI y canales de la mesa de mezclas necesita cada actuación.
Comparte los horarios de actuación con artistas y voluntarios con varios días de antelación. Envía también las indicaciones del lugar y un contacto para incidencias.
No dejes las reservas para la última semana: confirma lugar, artistas, técnica y catering al menos 7 días antes y actualiza la lista de visitantes después de cada cambio.
Prepara el montaje pensando en el recorrido de los cables. Comprueba altavoces, monitores, micrófonos, regletas y enrollacables antes de que llegue el público, y cubre los cables en las zonas de paso.
Haz las compras y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible. El día del concierto reúne materiales, recoge las llaves y comprueba la previsión meteorológica antes de abrir el espacio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?: Empieza al menos 6 semanas antes si participan varios artistas o necesitas reservar técnica. Deja cerrados el lugar, el programa y las necesidades técnicas como mínimo 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de un concierto?: Confirma el número de asistentes y las preferencias dietéticas 7 días antes. Haz la confirmación final del pedido entre 3 y 5 días antes, cuando la lista de visitantes esté actualizada.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar el equipo de un concierto?: Reserva entre 3 y 4 horas para montar escenario, mesa de mezclas, altavoces, monitores y cableado. Añade al menos 60 minutos para comprobar el equipo y realizar la prueba de sonido.
¿Qué hay que imprimir para un concierto?: Imprime el plano del espacio y el programa musical el día anterior, y prepara algunas copias adicionales. Ten también los horarios de actuación y los contactos de emergencia disponibles para el equipo y los voluntarios.

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