Checklist pour organiser un concert sans rien oublier

Un concert se prépare dans un ordre précis : d’abord les artistes et la salle, puis la technique, les inscriptions et l’accueil du public. Cette checklist regroupe les 77 tâches du plan, des premières réservations jusqu’au rangement du matériel. Elle tient compte des points souvent réglés trop tard, comme les besoins techniques, les horaires de passage, les accès et les contacts d’urgence. Utilise-la pour répartir le travail et vérifier chaque détail avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver des artistes
2 personnes
Réserver le lieu
Conserver le programme musical
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Confirmer les réservations
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Communiquer les horaires de passage
Envoyer les indications d'accès
Vérifier les prévisions météo
Recueillir les contacts d'urgence
Imprimer le plan
Imprimer le programme
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Récupérer les clés
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Tester les prises de courant
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Afficher les informations au public
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assurer la permanence du vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir l’espace bar propre
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Guider le public vers les places
2 personnes
Annoncer les spectacles
Réapprovisionner les boissons de pause
2 personnes
Accompagner les artistes
Vérifier le niveau sonore
Clore la dernière prestation
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Remettre les chaises en place
3 personnes
Remettre les tables en place
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les clés
Ranger les affaires du vestiaire
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Jupe de scène
Tables hautesqté 8
Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs principauxqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Support pour ordinateur portable
Piles de rechangeqté 20
Pupitres de musiqueqté 6
Panneaux d’isolation acoustiqueqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Fond de scène
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Décorations de tableqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménage

Catering

Courses

Conseils

Bloque les artistes et la salle avant de lancer les invitations : le programme musical et la capacité d’accueil déterminent toutes les étapes suivantes. Demande les besoins techniques de chaque formation au moins 4 semaines avant le concert.
Prépare un plan de scène écrit avec la table de mixage, les haut-parleurs, les retours, les microphones, les boîtiers DI et les câbles nécessaires. Vérifie aussi les enrouleurs, multiprises et passe-câbles avant le jour du montage.
Fixe une date limite d’inscription et mets à jour la liste des visiteurs chaque semaine. Envoie les indications d’accès et les horaires de passage dès qu’ils sont confirmés, idéalement 7 jours avant le concert.
Répartis les bénévoles sur des créneaux précis : accueil, vestiaire, assistance technique, catering et rangement. Remets à chacun un contact d’urgence et un exemplaire imprimé du plan et du programme.
Ne garde pas les achats pour le dernier jour : prévois les boissons, les encas, les verres, les assiettes et les couverts 24 à 48 heures avant. Mets les boissons au frais et rassemble le matériel la veille pour repérer les oublis à temps.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour réserver les artistes et la salle, recueillir les besoins techniques et ouvrir les inscriptions. Pour plusieurs groupes ou une installation complexe, commence plutôt 4 à 6 mois avant.
Quand réserver la technique pour un concert ?: Réserve la technique dès que les artistes ont confirmé leurs besoins, idéalement 4 semaines avant la date. Envoie ensuite le plan de scène et la liste complète du matériel au prestataire au moins 7 jours avant le montage.
Quand envoyer les invitations pour un concert ?: Envoie une première invitation 4 à 6 semaines avant le concert, puis un rappel 7 jours avant. Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant afin de confirmer le catering, les places et la liste des visiteurs.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert ?: La veille, vérifie l’équipement, rassemble les câbles, microphones, pieds, piles et supports, imprime le plan et le programme, puis récupère les clés. Contrôle aussi la météo et confirme les horaires de passage ainsi que les indications d’accès.

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