Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Buche Künstler und Location möglichst mehrere Monate vor dem Konzert. Kläre dabei direkt, wie viel Aufbauzeit, welche Bühnenmaße und welche Stromanschlüsse verfügbar sind.
• Sammle die technischen Anforderungen spätestens 4 Wochen vorher von allen Künstlern. Prüfe Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Ersatzbatterien nicht erst am Veranstaltungstag.
• Verschicke Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert und aktualisiere die Besucherliste laufend. Ernährungswünsche und Reservierungen solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin an das Catering weitergeben.
• Teile Auftrittszeiten, Wegbeschreibung und Einlassinformationen mindestens 3 Tage vorher. Plane für Helfer feste Schichten für Einlass, Technik, Garderobe, Bar und Notfälle ein.
• Lege am Vortag Programm, Lageplan und Materialien bereit und stelle Getränke mehrere Stunden vor dem Einlass kalt. Kontrolliere Schlüssel, Ausrüstung und Sitz- oder Stehmöbel anhand des Aufbauplans, bevor das Publikum kommt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Konzert planen?

Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Künstlerbuchung und Location. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 bis 8 Wochen vor dem Konzert feststehen.

Wann sollte man Einladungen für ein Konzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 2 bis 3 Wochen, damit Besucherliste, Reservierungen und Catering planbar bleiben.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Konzert?

Plane für Bühne, Mischpult, Lautsprecher, Monitore und Kabel mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Für Soundcheck und letzte Korrekturen solltest du zusätzlich etwa 60 Minuten vor dem Einlass freihalten.

Wie viele Getränke braucht man für ein Konzert?

Rechne pro Person für die ersten 2 Stunden mit etwa 2 bis 3 Getränken und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bestelle Wasser zusätzlich und berücksichtige bei der Menge die erwartete Besucherzahl sowie die Dauer des Konzerts.

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