Checklist voor een compositiewedstrijd organiseren

Een compositiewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen inzendingen verzamelen. Je regelt tegelijk een duidelijk wedstrijdreglement, juryleden, een geschikte locatie en een betrouwbare manier om partituren te ontvangen en te controleren. Plan ook de publiekskant: uitnodigingen, programma, catering en certificaten. Op de wedstrijddag moeten jurytafel, ontvangstbalie, geluidsapparatuur en presentatiescherm klaarstaan voordat deelnemers binnenkomen. Met deze checklist houd je deadlines, materialen en de volgorde van werken bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Composities ontvangen
2 personen
Partituren controleren
2 personen
Jurybeoordelingen afdrukken
Programma samenstellen
2 personen
Deelnemers informeren
Catering bestellen
Certificaten voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Partituren klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Presentatiescherm testen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
Jurybriefing geven
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Publiek verwelkomen
2 personen
Programma presenteren
Composities afspelen
2 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Scores verwerken
2 personen
Winnaars bekendmaken
Certificaten uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Jurytafel
Kleedkamertafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koptelefoonaantal 2

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordjesaantal 8
Ballonnenaantal 50
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het wedstrijdreglement vast voordat je het inschrijfformulier maakt. Vermeld daarin onder meer de deadline, eisen aan de compositie, bestands- of papierformaat en de beoordelingscriteria.
Leg juryleden en locatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of er aparte ruimte is voor ontvangst, jurering, deelnemers en eventueel kleedkamers.
Plan de inzenddeadline minstens 2 weken vóór de wedstrijddag. Dan houd je tijd over om partituren te controleren, ontbrekende gegevens op te vragen en de jurybeoordelingen af te drukken.
Maak het programma pas nadat alle composities zijn ontvangen en gecontroleerd. Informeer deelnemers daarna over aanvangstijd, programma, locatie, dieetwensen en wat zij op de dag zelf moeten meenemen.
Reserveer op de wedstrijddag minimaal 2 uur voor opbouw en techniek. Test laptop, projector, scherm, speakers, microfoons, mengpaneel en alle kabels voordat de jury arriveert; leg partituren per onderdeel klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een compositiewedstrijd aankondigen?: Begin minimaal 8 weken voor de wedstrijddatum met uitnodigingen en inschrijvingen. Sluit de inschrijving bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zodat je de aanmeldingen kunt verwerken en de planning kunt maken.
Hoe lang van tevoren moeten partituren binnen zijn?: Laat composities minstens 2 weken voor de wedstrijd binnenkomen. Gebruik die periode om partituren te controleren, ontbrekende pagina’s of gegevens op te vragen en de stukken in de juiste volgorde klaar te leggen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een compositiewedstrijd?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, het controleren van de ruimtes, het plaatsen van tafels en stoelen en het inrichten van jurytafel en ontvangstbalie. Reken extra tijd als je projector, speakers en microfoons op meerdere plekken gebruikt.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de wedstrijd en bestel de catering daarna definitief. Controleer de aantallen opnieuw 3 dagen vooraf, zodat je koffie, water, servies en eten op het juiste moment klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.