Kompositionswettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Kompositionswettbewerb braucht früh klare Regeln, eine verlässliche Jury und einen festen Abgabetermin für die Partituren. Plane zuerst Reglement, Anmeldung und Veranstaltungsort, danach die Bewertung und den Ablauf vor Ort. In den letzten 14 Tagen prüfst du Einsendungen, Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Technik. Am Veranstaltungstag zählen getrennte Bereiche für Empfang, Jury und Präsentation sowie ausgedruckte Unterlagen als Reserve.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
Location reservieren
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kompositionen empfangen
2 Personen
Partituren kontrollieren
2 Personen
Jurybewertungen drucken
Programm zusammenstellen
2 Personen
Teilnehmer informieren
Catering bestellen
Zertifikate vorbereiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Ton testen
2 Personen
Präsentationsbildschirm testen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
Jury-Briefing geben
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Publikum begrüßen
2 Personen
Programm präsentieren
Kompositionen abspielen
2 Personen
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Ergebnisse eintragen
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
Zertifikate ausgeben
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Möbel wegräumen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- Jurytisch
- UmkleidetischeAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KopfhörerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- WegweiserAnz. 8
- BallonsAnz. 50
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Einsendeschluss mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Wettbewerb fest. So bleibt Zeit, Partituren auf Vollständigkeit zu prüfen und fehlende Angaben nachzufordern.
- Erfasse bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und die korrekte Schreibweise für Zertifikate. Prüfe diese Liste spätestens 7 Tage vorher noch einmal.
- Plane für jedes Jurymitglied einen eigenen Sitzplatz am Jurytisch und drucke die Bewertungen für alle Beiträge plus mindestens 10 Prozent Reserve aus.
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone am Vortag gemeinsam. Lege Audiokabel und Verlängerungskabel sichtbar bereit, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.
- Richte Empfangstheke und Jurytisch vor dem Einlass vollständig ein. Namensschilder, Notenblätter, Programm und Zertifikate gehören getrennt in beschriftete Stapel, damit niemand während des Wettbewerbs suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kompositionswettbewerb organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Reglement, Jury, Location und Anmeldeformular müssen zuerst feststehen; Einladungen sollten danach mit einem klaren Einsendeschluss verschickt werden.
- Wann müssen die Partituren für einen Kompositionswettbewerb vorliegen?
- Setze den Einsendeschluss 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung. So kannst du jede Komposition kontrollieren, Rückfragen klären und das Programm rechtzeitig zusammenstellen.
- Wie viele Ausdrucke der Jurybewertungen braucht man?
- Drucke für jedes Jurymitglied einen vollständigen Satz und zusätzlich mindestens 10 Prozent Reserve. Bei 5 Jurymitgliedern und 20 Beiträgen sind das mindestens 110 Bewertungsblätter, wenn pro Beitrag ein Blatt vorgesehen ist.
- Wann sollte die Technik für den Kompositionswettbewerb getestet werden?
- Führe den vollständigen Ton- und Präsentationstest spätestens am Vortag durch. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass für Aufbau, Kabelprüfung und einen kurzen Funktionstest einplanen.
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