Organiser un concours de composition : la checklist complète

Un concours de composition demande un suivi précis des œuvres, des candidats et du jury. Commence par fixer le règlement, le calendrier et les critères d’évaluation avant d’ouvrir les inscriptions. Après la réception des partitions, prévois un contrôle des fichiers, l’impression des documents du jury et un programme lisible. Le jour venu, l’accueil, la sonorisation, la projection et la restauration doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Réserver le lieu
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recevoir les compositions
2 personnes
Vérifier les partitions
2 personnes
Imprimer les évaluations du jury
Établir le programme
2 personnes
Informer les participants
Commander le catering
Préparer les certificats
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer les partitions
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Tester l'écran de présentation
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
Briefing du jury
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Présenter le programme
Lancer les compositions
2 personnes
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les certificats
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Table du jury
Tables de logeqté 2
Portantsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Casque audioqté 2

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Panneaux de directionqté 8
Ballonsqté 50
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date limite d’inscription au moins 3 à 4 semaines avant le concours, puis garde quelques jours pour traiter les dossiers incomplets et confirmer les besoins alimentaires.
Demande les partitions dans un format précis et vérifie chaque fichier dès sa réception : nom du candidat, durée, instrumentation et version à remettre au jury.
Imprime les évaluations du jury et le programme au moins 24 heures à l’avance. Prépare quelques exemplaires supplémentaires pour les membres du jury, l’accueil et les remplacements de dernière minute.
Teste le son, les microphones, le projecteur et l’écran avant l’ouverture du lieu. Vérifie aussi les câbles, rallonges et multiprises, car un équipement disponible mais mal raccordé bloque rapidement le déroulement.
Installe séparément la table du jury et le comptoir d’accueil, avec badges, listes et certificats à portée de main. Prévois l’ouverture du lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de composition ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour rédiger le règlement, réserver le lieu, constituer le jury et lancer les inscriptions. Ajoute une semaine de marge pour les partitions manquantes, les corrections du programme et les derniers besoins techniques.
Quand faut-il envoyer les invitations au concours de composition ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant la date du concours, avec le règlement, les critères et la date limite d’inscription. Une relance 7 jours avant cette échéance permet de récupérer plusieurs dossiers incomplets.
Quand vérifier les partitions reçues ?: Contrôle chaque partition dans les 48 heures suivant sa réception au lieu d’attendre la clôture des inscriptions. Tu peux ainsi demander rapidement une nouvelle version si un fichier est illisible, incomplet ou non conforme au règlement.
Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?: Ouvre le lieu au moins 60 minutes avant l’accueil des participants. Compte environ 30 minutes pour les tables, chaises et espaces d’accueil, puis 20 à 30 minutes pour tester le son et l’écran.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.