Checklist para organizar un concurso de composición
Organizar un concurso de composición requiere coordinar documentos, participantes, jurado y una presentación sin fallos. Empieza entre 6 y 8 semanas antes con el reglamento, los criterios de evaluación, el lugar y el formulario de inscripción. Después controla las partituras recibidas y confirma las necesidades del catering. En los últimos 7 días, prepara el programa, las evaluaciones y los certificados; el día del concurso, reserva al menos 2 horas para revisar la sala y probar todo el equipo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir el jurado
2 personas
Reservar el lugar
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recibir las composiciones
2 personas
Comprobar las partituras
2 personas
Imprimir las evaluaciones del jurado
Elaborar el programa
2 personas
Informar a los participantes
Pedir el catering
Preparar los certificados
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar las partituras
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Probar la pantalla de presentación
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el material de registro
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Dar la bienvenida al público
2 personas
Presentar el programa
Reproducir composiciones
2 personas
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Procesar los resultados
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar certificados
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Publicar los resultados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesa del jurado
- Mesas de vestuariocant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Auricularescant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
Decoración
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Carteles de flechascant. 8
- Globoscant. 50
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el reglamento antes de abrir las inscripciones: incluye el plazo exacto, el formato de las partituras, los criterios de evaluación y la fecha de comunicación del resultado.
- Define el jurado con al menos 4 semanas de margen y envíale las partituras y las instrucciones de evaluación entre 5 y 7 días antes del concurso.
- No esperes al último día para revisar las composiciones: comprueba cada partitura en cuanto llegue y contacta con el participante si falta alguna página o archivo.
- Prepara el programa, las tarjetas de nombre y los certificados como mínimo 3 días antes; deja una copia adicional de cada documento para evitar reimpresiones durante el evento.
- Abre el lugar 2 horas antes y prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos y la mesa de mezclas antes de colocar al jurado y recibir a los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de composición?
- Planifica el concurso con 6 a 8 semanas de antelación. Así tendrás tiempo para reservar la sala, formar el jurado, recibir las inscripciones y revisar las partituras antes del día del evento.
- ¿Cuándo se debe cerrar el reglamento del concurso?
- Cierra el reglamento antes de abrir el formulario de inscripción, idealmente 6 semanas antes. Los participantes deben conocer desde el principio los requisitos, los criterios y los plazos.
- ¿Cuándo hay que enviar las partituras al jurado?
- Envía al jurado las partituras comprobadas entre 5 y 7 días antes del concurso. Incluye también las evaluaciones, el programa y cualquier instrucción sobre la puntuación.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala y probar el sonido?
- Llega al menos 2 horas antes de la recepción. Reserva los primeros 30 minutos para probar el sonido, la pantalla y los micrófonos, y después monta las mesas, las sillas y la mesa del jurado.
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