Zo organiseer je een communicatietraining

Begin met het aantal deelnemers, de trainingsdatum en het doel van de communicatietraining. Daarna leg je de volgorde vast: deelnemers aanmelden, ruimte en catering regelen, materiaal voorbereiden en techniek testen. Plan de ontvangst zo dat registratie, koffie en naambadges klaarstaan voordat de training begint. Reserveer extra tijd voor luisteroefeningen, presentaties en het oplossen van technische problemen. Deelnemers hebben vooraf vooral behoefte aan een duidelijk programma, praktische informatie en een manier om dieetwensen door te geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Deelnemerslijst bijhouden
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma naar deelnemers sturen
6
Trainingsruimte reserveren
7
Catering bestellen
8
Presentatie voorbereiden
9
Werkbladen afdrukken
10
Naambadges maken
11
Oefenmateriaal klaarzetten
2 personen
12
Techniek testen
2 personen
13
Boodschappen doen
14
Dranken koud zetten
15
Ruimte openen
16
Tafels opstellen
2 personen
17
Stoelen klaarzetten
2 personen
18
Presentatiescherm aansluiten
19
Werkbladen neerleggen
20
Ontvangsttafel inrichten

Event

21
Deelnemers ontvangen
2 personen
22
Aanwezigheid registreren
23
Koffie en thee serveren
2 personen
24
Introductie verzorgen
25
Luisteroefening begeleiden
26
Pauzehapjes serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Feedbackoefening begeleiden
29
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
30
Dinerbuffet serveren
2 personen
31
Rollenspellen begeleiden
32
Persoonlijke actieplannen maken
33
Vragenronde begeleiden
34
Certificaten uitdelen
35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Servies verzamelen
2 personen
37
Afval sorteren
38
Servies afwassen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
2 personen
40
Techniek uitschakelen
41
Meubilair terugzetten
2 personen
42
Achtergebleven spullen controleren
43
Deelnemersmail versturen
44
Foto- en presentatiemateriaal archiveren
45
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Trainingsstoelenaantal 24
Tafelsaantal 6
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabel
Verlengsnoeraantal 2
Stekkerdoosaantal 2
Draagbare speaker
Draadloze microfoon

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Dinerbordenaantal 25
Dessertbordenaantal 25
Messenaantal 25
Vorkenaantal 25
Lepelsaantal 25

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Thermoskanaantal 3
Snijplankaantal 2
Broodmes
Serveerschalenaantal 6
Serveerbestekaantal 6
Koelboxaantal 2
Voedselbakkenaantal 6

Trainingmateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overvellenaantal 30
Markeerstiftenaantal 24
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 24
Werkbladenaantal 24
Naambadgesaantal 24
Badgehoudersaantal 24
Rollenspelkaartenaantal 24
Certificatenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Pennenbakjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasborstelaantal 2
Emmersaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen direct in één deelnemerslijst en noteer dieetwensen uiterlijk één week voor de training. Zo kun je de catering aanpassen en voorkom je losse lijstjes bij de ontvangsttafel.
Stuur het programma en de praktische informatie minimaal 5 werkdagen vooraf. Vermeld de starttijd, locatie, voorbereiding en of deelnemers iets moeten meenemen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoer, stekkerdoos en eventuele microfoon uiterlijk de dag ervoor. Controleer ook of het geluid werkt voor de luisteroefening.
Zet werkbladen, naambadges en oefenmateriaal per deelnemer klaar voordat de ruimte opent. Leg extra exemplaren van de werkbladen en enkele reservepennen bij de ontvangsttafel.
Plan de ruimte op de werkvormen, niet alleen op zitplaatsen. Zet tafels en trainingsstoelen zo neer dat deelnemers kunnen luisteren, oefenen en naar de flip-over of het scherm kunnen kijken zonder te draaien.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een communicatietraining organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met de datum, trainingsruimte en uitnodigingen. Regel catering en techniek uiterlijk 1 week vooraf en maak de presentatie, werkbladen en oefenmaterialen in de laatste 3 werkdagen definitief.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangsttafel, scherm, techniek, werkbladen en koffie. Open de ruimte minimaal 30 minuten voor de eerste deelnemers arriveren, zodat registratie niet samenvalt met opbouwen.
Wanneer moet je dieetwensen voor een communicatietraining verzamelen?: Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de training. Geef het definitieve aantal deelnemers en de wensen daarna door aan de catering.
Hoe test je de techniek voor een communicatietraining?: Test laptop, beamer, scherm, HDMI-verbinding, stroomvoorziening en geluid minimaal 24 uur vooraf met dezelfde presentatie. Reserveer op de trainingsdag nog 15 minuten om opnieuw beeld en audio te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.