Communicatietraining organiseren: checklist en planning
Een communicatietraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een presentatie en een ruimte. Je regelt vooraf de deelnemers, dieetwensen, werkvormen en techniek, en zorgt op de dag zelf voor een duidelijke ontvangst. Plan de praktische inrichting zo dat stoelen, tafels, werkbladen en oefenmateriaal direct klaarstaan. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat belangrijke zaken pas tijdens de training opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Trainingsruimte reserveren
Catering bestellen
Presentatie voorbereiden
Werkbladen afdrukken
Naambadges maken
Oefenmateriaal klaarzetten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
Dranken koud zetten
Ruimte openen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Presentatiescherm aansluiten
Werkbladen neerleggen
Ontvangsttafel inrichten
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Koffie en thee serveren
2 personen
Introductie verzorgen
Luisteroefening begeleiden
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Feedbackoefening begeleiden
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
Dinerbuffet serveren
2 personen
Rollenspellen begeleiden
Persoonlijke actieplannen maken
Vragenronde begeleiden
Certificaten uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
2 personen
Afval sorteren
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek uitschakelen
Meubilair terugzetten
2 personen
Achtergebleven spullen controleren
Deelnemersmail versturen
Foto- en presentatiemateriaal archiveren
Geleende materialen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Trainingsstoelenaantal 24
- Tafelsaantal 6
- Ontvangsttafel
- Buffettafelaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabel
- Verlengsnoeraantal 2
- Stekkerdoosaantal 2
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Drinkglazenaantal 30
- Dinerbordenaantal 25
- Dessertbordenaantal 25
- Messenaantal 25
- Vorkenaantal 25
- Lepelsaantal 25
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Thermoskanaantal 3
- Snijplankaantal 2
- Broodmes
- Serveerschalenaantal 6
- Serveerbestekaantal 6
- Koelboxaantal 2
- Voedselbakkenaantal 6
Trainingmateriaal
- Flip-overaantal 2
- Flip-overvellenaantal 30
- Markeerstiftenaantal 24
- Balpennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 24
- Werkbladenaantal 24
- Naambadgesaantal 24
- Badgehoudersaantal 24
- Rollenspelkaartenaantal 24
- Certificatenaantal 24
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Pennenbakjesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasborstelaantal 2
- Emmersaantal 2
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf naar de deelnemers en verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één actuele deelnemerslijst. Zo weet je vóór het bestellen hoeveel catering en hoeveel naambadges nodig zijn.
- Test presentatie, laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoer en stekkerdoos minimaal 1 dag vooraf. Controleer ook of de draagbare speaker en draadloze microfoon werken als je die tijdens oefeningen gebruikt.
- Leg werkbladen en oefenmateriaal vóór de ontvangst op de tafels en richt een aparte ontvangsttafel in met naambadges en de aanwezigheidslijst. Houd enkele extra exemplaren achter de hand voor onverwachte deelnemers.
- Zet koffie, thee en water klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt; zet gekoelde dranken pas vlak voor de start klaar. Gebruik thermoskannen of een koelbox als de catering niet direct wordt uitgeserveerd.
- Plan op de trainingsdag minstens 60 minuten voor het openen van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen, het aansluiten van de techniek en het neerleggen van alle materialen. Reserveer daarnaast 15 minuten voor een laatste controle van de presentatie en luisteroefening.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een communicatietraining organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, uitnodigingen en aanmeldingen. Stuur het definitieve programma 7 dagen voor de training en rond catering en materialen uiterlijk 3 werkdagen vooraf af.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een communicatietraining klaar te zetten?
- Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, ontvangsttafel, werkbladen en techniek. Plan nog 15 minuten extra voor een volledige test van laptop, beamer, geluid en de presentatie.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een communicatietraining verzamelen?
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de training. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen daarna door aan de catering.
- Hoeveel werkbladen en naambadges moet ik voorbereiden?
- Maak voor iedere aangemelde deelnemer één set werkbladen en één naambadge. Print daarnaast 5 tot 10 procent extra, zodat je een late aanmelding of een beschadigd exemplaar kunt opvangen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!