Cómo organizar una formación en comunicación
Una formación en comunicación necesita más preparación que una simple presentación: hay que coordinar inscripciones, preferencias dietéticas, materiales de práctica y ejercicios. Empieza cerrando la sala y el número de participantes; después prepara el programa, la presentación y las hojas de trabajo. La víspera, prueba el portátil, el proyector, el audio y todos los cables. El día de la formación, reserva al menos 45 minutos para montar las mesas, preparar la recepción y comprobar que cada participante tiene su material.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Llevar la lista de participantes
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Enviar el programa a los participantes
- 6
Reservar sala de formación
- 7
Pedir el catering
- 8
Preparar la presentación
- 9
Imprimir hojas de trabajo
- 10
Hacer tarjetas de identificación
- 11
Preparar el material de práctica
2 personas
- 12
Probar la técnica
2 personas
- 13
Hacer la compra
- 14
Enfriar las bebidas
- 15
Abrir el espacio
- 16
Montar mesas
2 personas
- 17
Preparar las sillas
2 personas
- 18
Conectar la pantalla de presentaciones
- 19
Colocar los planos de trabajo
- 20
Montar la mesa de recepción
Evento
- 21
Recepción de participantes
2 personas
- 22
Registrar la asistencia
- 23
Servir café y té
2 personas
- 24
Hacer la presentación
- 25
Acompañar el ejercicio de escucha
- 26
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 27
Rellenar las bebidas
- 28
Guiar el ejercicio de feedback
- 29
Preparar el bufé de cena
2 personas
- 30
Servir el bufé de cena
2 personas
- 31
Coordinar juegos de rol
- 32
Crear planes de acción personales
- 33
Moderar la ronda de preguntas
- 34
Repartir certificados
- 35
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 36
Recoger la vajilla
2 personas
- 37
Clasificar residuos
- 38
Lavar la vajilla
2 personas
- 39
Limpiar el espacio
2 personas
- 40
Apagar la técnica
- 41
Volver a colocar el mobiliario
2 personas
- 42
Comprobar objetos olvidados
- 43
Enviar el correo a los participantes
- 44
Archivar material fotográfico y de presentación
- 45
Devolver el material prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de entrenamientocant. 24
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Mesa del bufécant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMI
- Cable alargadorcant. 2
- Regletacant. 2
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasoscant. 30
- Platos de cenacant. 25
- Platos de postrecant. 25
- Cuchilloscant. 25
- Tenedorescant. 25
- Cucharascant. 25
Cocina
- Cafetera
- Hervidor de agua
- Termocant. 3
- Tabla de cortarcant. 2
- Cuchillo para pan
- Bandejas de servircant. 6
- Cubiertos de serviciocant. 6
- Nevera portátilcant. 2
- Bandejas de comidacant. 6
Material de formación
- Pizarra de hojascant. 2
- Hojas de rotafoliocant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 24
- Tableros de trabajocant. 24
- Credencialescant. 24
- Portabadgescant. 24
- Tarjetas de juego de rolcant. 24
- Certificadoscant. 24
Decoración
- Mantelescant. 6
- Portalápicescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cepillo para fregarcant. 2
- Cuboscant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Así puedes actualizar la lista de participantes y pedir el catering con cantidades reales, incluidos café, té, agua y comida.
- Envía el programa a los participantes entre 3 y 7 días antes. Indica la hora de llegada, la duración de los ejercicios y si deben traer o preparar algo para la práctica.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargador, regleta, altavoz y micrófono. No des por hecho que la sala tendrá cables compatibles.
- Prepara un puesto de recepción separado de la mesa del bufé. Ten lista la lista de participantes, las tarjetas de identificación y las hojas de trabajo para que la entrada no retrase el inicio.
- Llega 45 minutos antes para colocar las sillas y mesas, conectar la pantalla, ordenar los planos de trabajo y enfriar las bebidas. Prueba también el audio justo antes de recibir al grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una formación en comunicación?
- Empieza la organización al menos 2 semanas antes. Reserva la sala y envía las invitaciones primero; deja los últimos 2 días para cerrar el catering, imprimir materiales y probar la técnica.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una formación?
- Envíalas entre 10 y 14 días antes de la fecha. Fija la fecha límite de inscripción 5 días antes para poder preparar la lista, las tarjetas de identificación y las cantidades del catering.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala de formación?
- Llega al menos 45 minutos antes del comienzo. Ese margen permite montar mesas y sillas, preparar la recepción, conectar la pantalla y resolver problemas con el proyector o el audio.
- ¿Qué material hace falta para una formación práctica de comunicación?
- Prepara una presentación, hojas de trabajo, tarjetas de identificación, material de práctica y una pizarra de hojas con sus hojas de rotafolio. Calcula una copia de cada documento por participante y lleva algunas copias extra, normalmente entre 2 y 5.
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