Kommunikationstraining organisieren: der passende Ablauf
Bei einem Kommunikationstraining entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob die Übungen pünktlich starten. Beginne mit Termin, Trainingsraum und Einladungen, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen. Danach folgen Programm, Präsentation, Arbeitsblätter und Übungsmaterial. Am Trainingstag brauchst du vor allem einen getesteten Technikaufbau, einen klaren Empfang und vorbereitete Getränke – diese Punkte werden bei kurzen Trainings besonders oft zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Teilnehmerliste führen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Programm an Teilnehmer senden
- 6
Trainingsraum reservieren
- 7
Catering bestellen
- 8
Präsentation vorbereiten
- 9
Arbeitsblätter ausdrucken
- 10
Namensschilder erstellen
- 11
Übungsmaterial bereitstellen
2 Personen
- 12
Technik testen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
- 14
Getränke kalt stellen
- 15
Raum öffnen
- 16
Tische aufstellen
2 Personen
- 17
Stühle aufstellen
2 Personen
- 18
Präsentationsbildschirm anschließen
- 19
Arbeitsblätter auslegen
- 20
Empfangstisch einrichten
Event
- 21
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 22
Anwesenheit erfassen
- 23
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 24
Begrüßung übernehmen
- 25
Hörübung anleiten
- 26
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
- 28
Feedbackübung anleiten
- 29
Dinnerbuffet vorbereiten
2 Personen
- 30
Abendbuffet servieren
2 Personen
- 31
Rollenspiele begleiten
- 32
Persönliche Aktionspläne erstellen
- 33
Fragerunde moderieren
- 34
Zertifikate verteilen
- 35
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Geschirr sammeln
2 Personen
- 37
Abfall trennen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Raum reinigen
2 Personen
- 40
Technik ausschalten
- 41
Möbel zurückstellen
2 Personen
- 42
Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren
- 43
Teilnehmermail versenden
- 44
Foto- und Präsentationsmaterial archivieren
- 45
Geliehene Materialien zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TrainingsstühleAnz. 24
- TischeAnz. 6
- Empfangstisch
- Buffet-TischAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-Kabel
- VerlängerungskabelAnz. 2
- SteckdosenleisteAnz. 2
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- TrinkgläserAnz. 30
- Dinner-TellerAnz. 25
- DesserttellerAnz. 25
- MesserAnz. 25
- GabelnAnz. 25
- LöffelAnz. 25
Küche
- Kaffeemaschine
- Wasserkocher
- ThermoskanneAnz. 3
- SchneidebrettAnz. 2
- Brotmesser
- ServierschalenAnz. 6
- ServierbesteckAnz. 6
- KühlboxAnz. 2
- LebensmittelboxenAnz. 6
Trainingsmaterial
- FlipchartAnz. 2
- FlipchartblätterAnz. 30
- MarkerAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 24
- ArbeitsblätterAnz. 24
- NamensschilderAnz. 24
- BadgehalterAnz. 24
- RollenspielkartenAnz. 24
- ZertifikateAnz. 24
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- StiftehalterAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbürsteAnz. 2
- EimerAnz. 2
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vor dem Training und schließe die Anmeldeliste spätestens 3 Tage vorher. So kannst du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche beim Catering berücksichtigen.
- Reserviere den Trainingsraum nicht nur nach Sitzplätzen: Plane zusätzlich Platz für Tische, Flipchart und Hörübungen ein. Prüfe mindestens 7 Tage vorher, ob Bildschirm, Beamer und Projektionsleinwand tatsächlich genutzt werden können.
- Teste Laptop, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Steckdosenleiste, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag gemeinsam. Ein Adapter oder ein fehlendes Stromkabel fällt sonst oft erst beim Anschließen kurz vor Beginn auf.
- Drucke Arbeitsblätter und Namensschilder spätestens am Vorabend und lege die Unterlagen vor dem Empfang aus. Halte einige zusätzliche Exemplare bereit, weil sich Teilnehmerzahl und Ausdrucke nicht immer decken.
- Stelle Kaffee, Tee und kaltes Wasser vor dem Eintreffen der Gruppe bereit. Rechne bei einer halbtägigen Schulung mit mindestens einer Trinkmöglichkeit pro Person und sorge dafür, dass die erste Hörübung ohne Umbau starten kann.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Kommunikationstraining einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 14 Tage vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 3 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Catering feststehen.
- Wann muss die Technik für ein Kommunikationstraining getestet werden?
- Teste die komplette Verbindung am Vortag, nicht erst beim Raumaufbau. Prüfe Laptop, HDMI-Kabel, Beamer oder Bildschirm, Lautsprecher, Mikrofon und Stromversorgung mit der tatsächlichen Präsentation.
- Wie viele Arbeitsblätter sollte ich für das Training ausdrucken?
- Drucke ein Exemplar pro angemeldeter Person und zusätzlich 2 bis 3 Reserveexemplare. Die Unterlagen sollten spätestens am Vorabend sortiert und vor Beginn auf den Tischen ausgelegt werden.
- Wann soll der Trainingsraum geöffnet und vorbereitet werden?
- Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor dem offiziellen Beginn. In dieser Zeit kannst du Tische und Stühle stellen, Technik anschließen, Getränke kalt stellen, den Empfangstisch einrichten und die Anwesenheitsliste bereitlegen.
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