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Kommunikationstraining organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Kommunikationstraining müssen Anmeldung, Raum, Technik und Übungsmaterial exakt zusammenspielen. Beginne früh mit Einladungen und Teilnehmerliste, damit Ernährungswünsche und die richtige Raumgröße rechtzeitig feststehen. In den letzten Tagen bereitest du Präsentation, Arbeitsblätter und Namensschilder vor. Am Veranstaltungstag zählen ein geöffneter Raum, getestete Anschlüsse und ein klarer Empfang besonders: So kann die Begrüßung pünktlich starten und die Hörübung ohne technische Unterbrechung beginnen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnehmerliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Trainingsraum reservieren

  • Catering bestellen

  • Präsentation vorbereiten

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Übungsmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

  • Getränke kalt stellen

  • Raum öffnen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationsbildschirm anschließen

  • Arbeitsblätter auslegen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßung übernehmen

  • Hörübung anleiten

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Feedbackübung anleiten

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    2 Personen

  • Rollenspiele begleiten

  • Persönliche Aktionspläne erstellen

  • Fragerunde moderieren

  • Zertifikate verteilen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall trennen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Technik ausschalten

  • Möbel zurückstellen

    2 Personen

  • Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren

  • Teilnehmermail versenden

  • Foto- und Präsentationsmaterial archivieren

  • Geliehene Materialien zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TrainingsstühleAnz. 24
  • TischeAnz. 6
  • Empfangstisch
  • Buffet-TischAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-Kabel
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • SteckdosenleisteAnz. 2
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 30
  • TrinkgläserAnz. 30
  • Dinner-TellerAnz. 25
  • DesserttellerAnz. 25
  • MesserAnz. 25
  • GabelnAnz. 25
  • LöffelAnz. 25

Küche

  • Kaffeemaschine
  • Wasserkocher
  • ThermoskanneAnz. 3
  • SchneidebrettAnz. 2
  • Brotmesser
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierbesteckAnz. 6
  • KühlboxAnz. 2
  • LebensmittelboxenAnz. 6

Trainingsmaterial

  • FlipchartAnz. 2
  • FlipchartblätterAnz. 30
  • MarkerAnz. 24
  • KugelschreiberAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 24
  • ArbeitsblätterAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 24
  • BadgehalterAnz. 24
  • RollenspielkartenAnz. 24
  • ZertifikateAnz. 24

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • StiftehalterAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbürsteAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug, um Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung zu erfassen. Sende das Programm anschließend gesammelt an alle Teilnehmenden.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege zusätzlich Verlängerungskabel und Steckdosenleiste bereit, damit kein Anschluss improvisiert werden muss.
  • Drucke die Arbeitsblätter und erstelle die Namensschilder mindestens einen Tag vorher. Lege die Unterlagen erst nach dem Aufstellen der Tische aus, damit nichts verrutscht oder fehlt.
  • Plane den Empfangstisch direkt am Eingang und führe dort die Anwesenheit. So findest du fehlende Personen schnell und kannst Kaffee, Tee sowie Getränke geordnet anbieten.
  • Öffne den Trainingsraum früh genug für Aufbau und Technikcheck. Stelle Tische und Stühle vor dem Eintreffen der Gruppe auf und prüfe anschließend noch einmal Präsentationsbildschirm und Hörübung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Kommunikationstraining organisieren?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Einladungen und Raumbuchung. Die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Training feststehen.
Wann soll ich die Technik für ein Kommunikationstraining testen?
Teste die komplette Präsentationstechnik spätestens am Vortag und erneut nach dem Aufbau. Rechne dafür mindestens 30 Minuten ein, einschließlich HDMI-Verbindung, Ton und Stromversorgung.
Wie viele Arbeitsblätter brauche ich für ein Kommunikationstraining?
Drucke für jede angemeldete Person ein vollständiges Set und lege mindestens 2 zusätzliche Sets bereit. So kannst du kurzfristige Teilnahmen oder beschädigte Unterlagen abdecken.
Wann sollte das Catering für ein Kommunikationstraining bestellt werden?
Bestelle das Catering, sobald die Anmeldefrist beendet ist, idealerweise 5 bis 7 Tage vorher. Berücksichtige dabei die bestätigte Teilnehmerzahl und alle erfassten Ernährungswünsche.

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