Boodschappenlijst voor een communicatiecongres

Voor een communicatiecongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. De ontvangst vraagt om een receptietafel, naamkaartjes en een actuele deelnemerslijst; tijdens pauzes heb je koffie, water, servies en koelruimte nodig. Voor presentaties moeten laptop, projectiescherm, microfoons, speakers en kabels op elkaar aansluiten. Gebruik deze boodschappenlijst naast het programma en controleer uiterlijk één week vooraf wat de locatie al beschikbaar stelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafel
Buffettafelsaantal 4
Deelnemerstoelenaantal 90
Spreektafel
Barkrukkenaantal 4
Tafellinnenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokhoudersaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 90
Badgehoudersaantal 90
Programmafoldersaantal 100
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Tafelbordjesaantal 12
Richtingbordenaantal 10
Plantenaantal 8
Klembordenaantal 4

Verlichting

LED-sta lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2,5 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 50 zakjes
- Warme chocolademelk - 2 liter
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffiemelk - 4 pakken
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Honing - 2 potten
- Spa Blauw - 8 kratten
- Spa Rood - 3 kratten
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Ice tea - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 5 pakken
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- Alcoholvrije bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Waterijsjes - 50 stuks
- Croissants - 100 stuks
- Mini-krentenbollen - 100 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witte broodjes - 100 stuks
- Meergranenbroodjes - 100 stuks
- Mini-pistolets - 100 stuks
- Roomboter - 1,5 kilogram
- Roomkaas naturel - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Kaasplakken - 3 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Belegen kaas - 2 kilogram
- Gekookte ham - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 1,5 kilogram
- Ei - 120 stuks
- Tonijnsalade - 1,5 kilogram
- Kipsalade - 1,5 kilogram
- Vegan groentespread - 2 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Paprika's - 12 stuks
- Rucola - 1 kilogram
- Sla - 8 kroppen
- Avocado's - 20 stuks
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilogram
- Sinaasappels - 60 stuks
- Mini-tomaatjes - 3 kilogram
- Worteltjes - 3 kilogram
- Bleekselderij - 6 stronken
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Zongedroogde tomaten - 1 kilogram
- Mini-gehaktballetjes - 4 kilogram
- Vegetarische borrelhapjes - 3 kilogram
- Vegan borrelhapjes - 2 kilogram
- Bitterballen - 5 kilogram
- Mosterd - 3 flessen
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Balsamico-dressing - 2 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Boterkoekjes - 5 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Mini-muffins - 100 stuks
- Chocolade - 3 kilogram
- Papieren servetten - 500 stuks
- Koffiefilters - 200 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Biologisch afbreekbare rietjes - 150 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Vuilniszakken voor glas - 10 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 50 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Desinfectiespray - 2 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 4 navullingen
- Handdesinfectiemiddel - 4 flessen
- Papieren handdoekjes - 12 pakken

Tips

Plan per deelnemer minimaal één waterglas en reken voor een congresdag op twee tot drie koffiemomenten. Zet extra kopjes, thermoskannen en koffiezetapparaten klaar als pauzes elkaar snel opvolgen.
Neem minstens twee USB-sticks mee met de definitieve presentaties. Bewaar de bestanden daarnaast op de laptop en controleer uiterlijk de dag ervoor of alle presentaties openen.
Leg per microfoon één reservebatterij klaar en test draadloze microfoons, speakers en microfoonstandaards tijdens de technische controle. Neem HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen mee; die ontbreken vaak bij de zaalhuur.
Bestel naamkaartjes en programmafolders op basis van de deelnemerslijst, plus ongeveer 5 procent reserve. Een congres met 100 deelnemers vraagt dus om circa 105 exemplaren van elk.
Stem dieetwensen en het aantal deelnemers uiterlijk vijf werkdagen voor het congres af met de catering. Controleer tegelijk hoeveel borden, besteksets, waterglazen en wijnglazen de locatie werkelijk levert.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een communicatiecongres?: Voor de ontvangst heb je een receptietafel, naamkaartjes en programmafolders nodig. Voor het programma zijn onder meer een laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, speakers, HDMI-kabels en USB-sticks nodig; voor pauzes komen koffiezetapparaten, thermoskannen, waterglazen en servies erbij.
Hoeveel naamkaartjes moet ik printen voor een congres?: Print één naamkaartje per aangemelde deelnemer, spreker en moderator. Houd 5 procent reserve aan: bij 100 deelnemers zijn dat ongeveer 105 kaartjes, zodat last-minute wijzigingen geen probleem opleveren.
Wanneer moet ik de catering voor een communicatiecongres regelen?: Reserveer de catering zodra datum, locatie en verwacht deelnemersaantal bekend zijn, bij voorkeur minimaal vier weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk vijf werkdagen voor het congres door.
Welke techniek moet ik meenemen naar een congres?: Reken minimaal op een laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, speakers, microfoonstandaards, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen. Plan de technische controle uiterlijk één dag vooraf en bewaar presentaties op minstens twee USB-sticks.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.