Que faut-il prévoir pour un congrès de la communication ?

Pour un congrès de la communication, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut aussi sécuriser la projection des présentations, les microphones, les câbles et l’accueil des participants. Prévoyez les quantités à partir du nombre d’inscrits, des pauses et de la durée du programme. Cette liste vous aide à repérer les oublis fréquents avant le retrait du matériel ou les courses de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réception
Tables de buffetqté 4
Chaises pour les participantsqté 90
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Supports pour glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Porte-badgesqté 90
Brochures du programmeqté 100
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Pancartes de tableqté 12
Panneaux de directionqté 10
Plantesqté 8
Presse-papiersqté 4

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 2,5 kilogrammes
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Chocolat chaud - 2 liter
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Lait pour café - 4 paquets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Miel - 2 pots
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rood - 3 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 5 briques
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Bulles sans alcool - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Sucettes glacées à l’eau - 50 pièces
- Croissants - 100 pièces
- Petits pains aux raisins - 100 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains multigrains - 100 pièces
- Mini-pistolets - 100 pièces
- Beurre - 1,5 kilogramme
- Fromage frais nature - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Tranches de fromage - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon cuit - 2 kilogram
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Saumon fumé - 1,5 kilogramme
- Œufs - 120 pièces
- Salade de thon - 1,5 kilogramme
- Salade de poulet - 1,5 kilogramme
- Tartinade de légumes vegan - 2 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Roquette - 1 kilogramme
- Laitue - 8 pièces
- Avocats - 20 pièces
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Oranges - 60 pièces
- Mini tomates - 3 kilogram
- Carottes - 3 kilogrammes
- Céleri branche - 6 pieds
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Tomates séchées au soleil - 1 kilogramme
- Mini boulettes de viande - 4 kilogrammes
- Amuse-bouches végétariens - 3 kilogrammes
- Bouchées apéritives véganes - 2 kilogrammes
- Bitterballen - 5 kilogrammes
- Moutarde - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Vinaigrette balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Biscuits sablés au beurre - 5 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini-muffins - 100 pièces
- Chocolat - 3 kilogram
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pailles biodégradables - 150 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Sacs poubelle pour verre - 10 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 recharges
- Désinfectant pour les mains - 4 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par participant et par demi-journée, puis ajoutez 10 % de réserve pour les intervenants et les changements de salle.
Pour une pause café, comptez environ 2 tasses par personne, avec une machine à café ou une bouilloire disponible avant l’arrivée des premiers participants.
Préparez les présentations sur au moins 2 clés USB et testez-les sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur lors du contrôle technique, idéalement la veille.
Comptez un microphone sans fil pour les intervenants et un second pour les questions du public ; prévoyez aussi des piles de rechange et des pieds de micro si nécessaire.
Achetez ou imprimez les badges et les programmes après la confirmation des inscriptions, puis gardez au moins 10 % de badges vierges pour les modifications de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès ?: Prévoyez un verre à eau par participant et par demi-journée, avec 10 % supplémentaire. Pour un congrès d’une journée, cela représente environ 2,2 verres par personne si les verres ne sont pas lavés pendant l’événement.
Combien de café faut-il acheter pour un congrès ?: Comptez 2 à 3 tasses par personne pour chaque pause, selon la durée du programme. Pour 50 participants et deux pauses, prévoyez donc environ 200 à 300 tasses de café, ainsi que de l’eau pour les machines et les bouilloires.
Quand faut-il préparer les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant le congrès et rassemblez-les sur 2 clés USB. Faites un test complet du vidéoprojecteur, de l’écran, de l’ordinateur et des câbles la veille.
Que faut-il prévoir pour les questions du public ?: Prévoyez au moins 2 microphones sans fil : un pour la scène et un pour circuler dans la salle. Testez leur portée et leur autonomie pendant le contrôle technique, au moins 24 heures avant l’ouverture.

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