Qué necesitas para un congreso de comunicación
Un congreso de comunicación necesita más que un proyector y unas sillas. Hay que preparar la recepción, las mesas de ponentes y buffet, la vajilla, el café, el agua y toda la conexión técnica para las presentaciones. Esta lista reúne los artículos que conviene comprar o llevar, desde las memorias USB hasta los micrófonos inalámbricos. Calcula las cantidades según el número de participantes y confirma con antelación lo que dependa del lugar o del catering.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillas para participantescant. 90
- Mesa de oradores
- Taburetes de barcant. 4
- Manteleríacant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Memorias USBcant. 3
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Cestas de pancant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Portabadgescant. 90
- Folletos del programacant. 100
- Bolígrafoscant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Carteles de mesacant. 12
- Señales direccionalescant. 10
- Plantascant. 8
- Portapapelescant. 4
Iluminación
- Lámparas LED de piecant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
- Café - 2,5 kilogramos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 50 bolsitas
- Chocolate caliente - 2 litros
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche para café - 4 paquetes
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Miel - 2 tarros
- Spa Blauw - 8 cajas
- Spa Rood - 3 cajas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Té helado - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 5 paquetes
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Bebidas espumosas sin alcohol - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Paletas de agua - 50 unidades
- Croissants - 100 unidades
- Mini bollos con pasas - 100 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 100 unidades
- Panecillos multicereales - 100 unidades
- Mini-pistolets - 100 unidades
- Mantequilla - 1,5 kilogramo
- Queso crema natural - 2 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Lonchas de queso - 3 kilogramo
- Queso joven - 2 kilogramo
- Queso curado - 2 kilogramo
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilogramo
- Salmón ahumado - 1,5 kilogramo
- Huevo - 120 unidades
- Ensalada de atún - 1,5 kilogram
- Ensalada de pollo - 1,5 kilogram
- Pasta vegetal vegana - 2 kilogramo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Pimientos - 12 unidades
- Rúcula - 1 kilogramo
- Lechuga - 8 unidades
- Aguacates - 20 unidades
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Uvas - 8 kilogramos
- Naranjas - 60 piezas
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Zanahorias baby - 3 kilogramo
- Apio - 6 tallos
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Aceitunas - 2 kilogram
- Tomates secos - 1 kilogramo
- Mini albóndigas - 4 kilogram
- Aperitivos vegetarianos para picar - 3 kilogramo
- Aperitivos veganos - 2 kilogram
- Croquetas - 5 kilogramo
- Mostaza - 3 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Aliño balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Galletas de mantequilla - 5 paquetes
- Brownies - 100 unidades
- Mini muffins - 100 unidades
- Chocolate - 3 kilogramo
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Filtros de café - 200 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Pajitas biodegradables - 150 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Bolsas de basura para vidrio - 10 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 50 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 4 recambios
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
Consejos
- Calcula una silla, un vaso de agua y una tarjeta identificativa por participante, y añade al menos un 10 % de reserva para cambios de última hora.
- Prepara una memoria USB con las presentaciones recibidas y lleva otra de respaldo. Comprueba los archivos en el portátil y el proyector durante la revisión técnica.
- Para una pausa de café, calcula aproximadamente una taza por persona y servicio; ten preparadas las máquinas de café, las teteras y los termos antes de la llegada de los asistentes.
- Revisa los cables HDMI, alargadores y regletas como un conjunto. Lleva al menos un cable HDMI y una regleta de repuesto si varias ponencias dependen del mismo portátil.
- No dejes la vajilla y el material de buffet para el día anterior: confirma cantidades con el catering y comprueba como mínimo 48 horas antes que hay vasos, platos, cubiertos, bandejas y cubiteras suficientes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso de comunicación?
- Prepara una silla por participante inscrito y añade un margen del 10 %. Para 100 asistentes, por ejemplo, reserva 110 sillas para cubrir cambios y acompañantes.
- ¿Cuánta vajilla hace falta para un congreso?
- Calcula un vaso de agua y una taza por persona y servicio, y un plato y un juego de cubiertos por comida. Si habrá varias pausas o una comida prolongada, pide al catering un 10 % adicional o confirma cuándo se repondrá la vajilla.
- ¿Cuándo debo comprobar el material técnico del congreso?
- Haz una revisión completa entre 24 y 48 horas antes y otra prueba en el lugar antes de empezar. Comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos, los altavoces, los cables y las regletas con las presentaciones reales.
- ¿Cuántas memorias USB necesito para las ponencias?
- Lleva al menos dos memorias USB: una para reunir las presentaciones y otra como copia de seguridad. Guarda la versión final en ambas y comprueba los archivos antes de que lleguen los ponentes.
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