Boodschappenlijst voor een colloquium

Voor een colloquium heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Deelnemers moeten zich kunnen registreren, presentaties moeten zichtbaar en verstaanbaar zijn en catering moet passen bij het programma. Gebruik het aantal aanmeldingen als basis voor stoelen, servies en drank. Tel voor techniek ook reservekabels, stekkerdozen en een tweede aansluitmogelijkheid mee. Controleer uiterlijk één week vooraf wat de locatie al heeft en wat je nog moet huren, lenen of kopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Podiumtafel
Kleed voor tafelsaantal 6
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 5
Stekkerdozenaantal 5
Presentatieklikker
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveertraysaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 90
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2,5 kg
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 100 zakjes
- Groene thee - 50 zakjes
- Kruidenthee - 50 zakjes
- Suiker - 2 kg
- Zoetjes - 200 stuks
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 2 kg
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 40 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 15 kg
- Koffiemelkcupjes - 200 stuks
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Theelepels - 100 stuks
- Roomboter - 1 kg
- Roomkaas - 1,5 kg
- Hummus - 2 kg
- Pindakaas - 1 pot
- Jonge kaas - 2 kg
- Brie - 1,5 kg
- Geitenkaas - 1 kg
- Achterham - 1,5 kg
- Gerookte kipfilet - 1,5 kg
- Vegetarische spread - 1 kg
- Stokbroden - 25 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Miniwraps - 120 stuks
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kg
- Rucola - 1 kg
- Paprika's - 12 stuks
- Olijven - 2 kg
- Druiven - 5 kg
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Notenmix - 2 kg
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Bitterballen - 300 stuks
- Vegetarische bitterballen - 100 stuks
- Miniquiches - 120 stuks
- Falafelballetjes - 120 stuks
- Satésaus - 2 liter
- Mosterd - 2 potten
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Zoete chilisaus - 2 flessen
- Olijfolie - 1 liter
- Balsamicoazijn - 500 ml
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Verse basilicum - 6 bosjes
- Verse peterselie - 6 bosjes
- Dessertgebak - 100 stukken
- Vegan dessert - 10 porties
- Glutenvrij gebak - 10 stukken
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 150 stuks
- Roerlepels - 4 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken

Tips

Bestel voor het eerste koffie- en watermoment ongeveer 2 kopjes koffie en 2 glazen water per deelnemer. Voorzie daarnaast 10% extra servies voor breuk, omstoten en late aanmeldingen.
Plan per 50 deelnemers minimaal één registratiemedewerker en leg naamkaartjes, deelnemerslijst en programma’s in aparte stapels klaar. Zo voorkom je een rij bij binnenkomst.
Zorg voor minstens één HDMI-kabel, verlengsnoer en vrije aansluiting als reserve naast de kabels die je daadwerkelijk gebruikt. Test laptop, beamer, scherm, microfoons en presentatieklikker uiterlijk de dag ervoor samen.
Stem het aantal microfoons af op het programma: één voor de spreker, één voor vragen uit de zaal en een extra exemplaar bij panelgesprekken. Test het bereik op alle zitplaatsen voordat deelnemers binnenkomen.
Neem bij een programma langer dan drie uur een tweede koffieronde en extra thermoskannen of koffiezetapparaten mee. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat de catering aangepaste porties kan voorbereiden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een colloquium?: Neem het definitieve aantal aanmeldingen plus 5% reserve als uitgangspunt. Bij 80 deelnemers zet je dus 84 stoelen klaar; controleer ook of er ruimte nodig is voor rolstoelen en gangpaden.
Hoeveel koffie en water moet ik inkopen voor een colloquium?: Reken voor een programma van drie tot vier uur op ongeveer 3 kopjes koffie en 3 glazen water per deelnemer, verdeeld over twee momenten. Koop of regel 10% extra servies en drank om tekorten op te vangen.
Hoeveel microfoons zijn nodig bij een colloquium?: Voor één spreker volstaat meestal één draadloze microfoon. Bij vragen uit de zaal heb je een tweede nodig; bij een panel met vier sprekers zijn vier microfoons plus één reserve praktisch.
Wanneer moet ik de techniek voor een colloquium testen?: Doe een volledige test uiterlijk 24 uur vooraf en herhaal de controle 60 minuten voor aanvang. Controleer dan ook presentaties, HDMI-aansluiting, geluidsniveau, batterijen en de werking van de presentatieklikker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.