Que faut-il prévoir pour un colloque ?

Un colloque demande plus qu’une salle et un programme. Il faut prévoir l’accueil des participants, le confort des intervenants, les pauses et tout le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste rassemble le mobilier, l’équipement technique, la vaisselle et le matériel de service à acheter, louer ou apporter. Vérifiez chaque élément avant l’ouverture des portes, surtout les câbles, les microphones et les contenants pour les boissons.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Table de scène
Nappe pour tablesqté 6
Tabouretsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pied de microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Cliqueur de présentation
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs de rangementqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 90
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8

Catering

Courses
- Café - 2,5 kg
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Thé vert - 50 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Sucre - 2 kg
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kg
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 40 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kg
- Coupelles de lait pour café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Cuillères à thé - 100 pièces
- Beurre doux - 1 kg
- Fromage frais - 1,5 kg
- Houmous - 2 kg
- Beurre de cacahuète - 1 pot
- Fromage jeune - 2 kg
- Brie - 1,5 kg
- Fromage de chèvre - 1 kg
- Jambon arrière - 1,5 kg
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kg
- Tartinade végétarienne - 1 kg
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini wraps - 120 pièces
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kg
- Roquette - 1 kg
- Poivrons - 12 pièces
- Olives - 2 kg
- Raisins - 5 kg
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mélange de noix - 2 kg
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariens - 100 pièces
- Mini-quiches - 120 pièces
- Boulettes de falafel - 120 pièces
- Sauce satay - 2 litres
- Moutarde - 2 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce chili douce - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 500 ml
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Basilic frais - 6 bouquets
- Persil frais - 6 bottes
- Pâtisseries de dessert - 100 pièces
- Dessert vegan - 10 portions
- Pâtisseries sans gluten - 10 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Cuillères mélangeuses - 4 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un exemplaire du programme par participant inscrit, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.
Pour les présentations, testez au moins un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran et un câble HDMI avant l’arrivée des intervenants. Gardez une rallonge et une multiprise de secours à portée de main.
Comptez au minimum un verre à eau par personne et par service. Si une pause café est prévue, ajoutez des tasses, des cuillères et suffisamment de thermos ou de machines à café pour éviter l’attente.
Installez la table de scène, les microphones, le pied de microphone et les haut-parleurs avant le début du colloque. Prévoyez un microphone sans fil supplémentaire si les questions du public se font depuis la salle.
Pour le service, utilisez des plateaux et des plats avec couvercle afin de transporter les boissons et les aliments sans multiplier les allers-retours. Les glacières servent à garder les produits frais jusqu’à leur installation.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un colloque ?: Prévoyez au moins un verre à eau par participant et par service, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un colloque de 100 personnes, cela représente 110 verres pour un service.
Quel matériel technique faut-il pour les présentations d’un colloque ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un cliqueur, des câbles HDMI, des rallonges et des multiprises. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant le colloque et gardez un câble de rechange.
Combien de microphones prévoir pour un colloque ?: Prévoyez un microphone pour chaque intervenant présent simultanément, plus un microphone sans fil pour les questions du public. Pour une table de quatre intervenants, prévoyez donc au moins cinq microphones si les échanges avec la salle sont prévus.
Quand préparer la vaisselle et le matériel de pause ?: Rassemblez les tasses, verres, assiettes, couverts, thermos, bouilloires et plateaux au moins la veille. Installez la pause café 30 à 45 minutes avant son ouverture pour vérifier les quantités et le branchement des appareils.

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