Qué necesitas para organizar un coloquio

Para un coloquio necesitas mucho más que una sala y un proyector. La lista debe cubrir la recepción de participantes, las presentaciones, el sonido, el café y la comida, además de la distribución de las sillas y las mesas. Calcula las cantidades según el número de asistentes y ponentes, y confirma con el recinto qué equipos ya están disponibles. Los cables, adaptadores y el material de registro suelen ser lo que se descubre demasiado tarde.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 12
Mesa del escenario
Funda para mesascant. 6
Taburetescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 5
Regletascant. 5
Clic de presentación
Pizarra de hojas
Rotuladores para pizarracant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cajas de almacenamientocant. 8

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 90
Decoración de mesacant. 12
Cartel de bienvenida
Estructura básica del programacant. 2

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8

Catering

Compras
- Café - 2,5 kg
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 100 bolsitas
- Té verde - 50 bolsitas
- Té de hierbas - 50 bolsitas
- Azúcar - 2 kg
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 2 kg
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 40 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kg
- Monodosis de leche para café - 200 unidades
- Palitos para remover - 250 unidades
- Cucharaditas - 100 unidades
- Mantequilla - 1 kg
- Queso crema - 1,5 kg
- Hummus - 2 kg
- Mantequilla de cacahuete - 1 bote
- Queso joven - 2 kg
- Brie - 1,5 kg
- Queso de cabra - 1 kg
- Jamón cocido - 1,5 kg
- Pechuga de pollo ahumada - 1,5 kg
- Pasta vegetal - 1 kg
- Baguettes - 25 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Miniwraps - 120 unidades
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kg
- Rúcula - 1 kg
- Pimientos - 12 unidades
- Aceitunas - 2 kg
- Uvas - 5 kg
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mix de frutos secos - 2 kg
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Bitterballen - 300 unidades
- Croquetas vegetarianas - 100 unidades
- Miniquiches - 120 unidades
- Albóndigas de falafel - 120 unidades
- Salsa de satay - 2 litros
- Mostaza - 2 frascos
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Salsa chili dulce - 2 botellas
- Aceite de oliva - 1 litro
- Vinagre balsámico - 500 ml
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Albahaca fresca - 6 ramos
- Perejil fresco - 6 ramos
- Pasteles de postre - 100 piezas
- Postre vegano - 10 porciones
- Pasteles sin gluten - 10 piezas
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 150 unidades
- Cucharas para remover - 4 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes

Consejos

Calcula una silla por participante y añade entre un 5 % y un 10 % de margen para ponentes, personal y cambios de última hora. Reserva también mesas para el escenario, el registro y el catering.
Prepara al menos un micrófono inalámbrico para quien modera y otro para preguntas del público; si habrá dos ponentes hablando a la vez, necesitarás uno por persona.
Lleva un cable HDMI de repuesto, al menos una regleta por mesa técnica y alargadores suficientes para que nadie tenga que cruzar cables por las zonas de paso. Prueba el portátil, el proyector y los altavoces antes de abrir la sala.
Para una pausa de café, calcula dos tazas o vasos por persona si dura alrededor de 30 minutos, y añade termos o máquinas de café con capacidad para el grupo completo. Separa tazas, vasos de agua y vajilla para evitar colas.
Imprime el programa y la lista de participantes con antelación y coloca las tarjetas de nombre ordenadas alfabéticamente. Reserva una mesa visible para el registro y ten rotuladores, papel y un clic de presentación disponibles durante toda la sesión.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un coloquio?: Calcula una silla por asistente y suma entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 80 participantes, prepara entre 84 y 88 sillas, además de los asientos necesarios para los ponentes y el moderador.
¿Cuántos micrófonos hacen falta en un coloquio?: Necesitas como mínimo un micrófono para el moderador y otro para las preguntas del público. Si intervienen dos ponentes al mismo tiempo, prepara al menos tres micrófonos inalámbricos.
¿Cuándo debo probar el proyector y el sonido?: Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los asistentes. Comprueba cada presentación, el HDMI, las regletas, los altavoces y el volumen de los micrófonos.
¿Cuánta vajilla necesito para el catering de un coloquio?: Calcula una pieza por persona para platos y cubiertos, y entre 1,5 y 2 vasos por persona si habrá agua y otra bebida. Para una pausa de café de 30 minutos, prevé dos tazas o vasos por asistente y un margen del 10 %.

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