Collectorsmarkt organiseren: complete checklist

Een collectorsmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke planning voor verkopers, kramen en bezoekersstromen. Begin met de locatie, vergunning en verzekering en leg daarna vast hoeveel verkopers en bezoekers je verwacht. Regel catering, afvalinzameling en toiletten ruim vooraf; die voorzieningen worden vaak te laat gecontroleerd. In de laatste week draait alles om de kraamindeling, bewegwijzering, contactlijsten en het verzamelen van materialen. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor opbouw, kassawissel, testen van pinapparaten en het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Marktvergunning controleren
Verzekering controleren
Verkopers benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Verkopers bevestigen
Catering reserveren
Afvalinzameling reserveren
Toiletten controleren
2 personen
Plattegrond afdrukken
Verkoperslijst afdrukken
Contactlijst afdrukken
Routeborden voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Kassawissel regelen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Transport laden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Stroompunten controleren
2 personen
Looproutes vrijmaken
3 personen
Tafels uitladen
4 personen
Stoelen uitladen
3 personen
Kramen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletten bevoorraden
2 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Kraamnummers uitdelen
2 personen
Verkopers naar kramen wijzen
2 personen
Contantgeld controleren
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Toegang controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Voorraad aanvullen
2 personen
Kraampaden vrijhouden
2 personen
Verkopers aanspreekpunt zijn
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkopers uitchecken
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Verlichting uitschakelen
2 personen
Kramen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugladen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Sleutels terugbrengen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Verkopers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 8
Bezoekerstafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12
Kleedjesaantal 20
Tafelklemmenaantal 40

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Handventilatorenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkbladenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koelkanenaantal 6
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafellopersaantal 8
Kraamnummersaantal 20
Prijskaartjesaantal 200
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakkar

Catering

Kassa
Geldkist
Entreebandjesaantal 500
Kassarollenaantal 6
Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 6
Contantgeldbakjesaantal 3
Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en controleer de marktvergunning en verzekering minimaal 8 weken vooraf. Zonder die controles kun je de verkopers en bezoekersinformatie niet definitief maken.
Open het aanmeldformulier zodra de locatie vaststaat en geef verkopers een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 3 weken voor de markt. Bevestig daarna de kraamindeling en stuur de praktische informatie opnieuw.
Maak de kraamindeling op schaal en houd rekening met marktkramen, kledingrekken, bezoekerstafels en loopruimte. Druk de plattegrond en verkoperslijst uiterlijk de dag vóór de markt af.
Plan catering, afvalinzameling en een controle van de toiletten uiterlijk 2 weken vooraf. Verzamel dieetwensen vóór je de bestelling doorgeeft, zodat je niet op de marktdag hoeft bij te bestellen.
Laad transportmateriaal de avond ervoor en test pinapparaten, verlengkabels, stekkerdozen, luidsprekers en oplaadbare lampen bij aankomst. Neem ook kassawissel, contactlijst en naamkaartjes mee naar de informatiebalie.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een collectorsmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie, marktvergunning en verzekering. Benader verkopers direct daarna; sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de markt zodat je de kraamindeling kunt maken.
Wanneer moet ik verkopers voor een collectorsmarkt bevestigen?: Bevestig verkopers uiterlijk 3 weken voor de markt, zodra de aanmeldingen zijn verwerkt. Stuur daarna de kraamindeling, route-informatie, opbouwtijd en contactgegevens in één bericht.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een collectorsmarkt?: Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van marktkramen, tafels, stoelen, informatiebalie en bewegwijzering. Reserveer extra tijd als partytenten, verlichting, pinapparaten of geluidsapparatuur getest moeten worden.
Wat moet ik de dag voor een collectorsmarkt klaarzetten?: Druk de plattegrond, verkoperslijst en contactlijst af en verzamel naamkaartjes, kassawissel en materialen. Laad transport, koelboxen en drankvoorraad de avond ervoor; dan kun je op de marktdag direct met de opbouw beginnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.